Tiền phạt vi phạm hợp đồng có được tính vào chi phí được trừ không?

Mốc quan trọng: trước ngày 01/10/2025, tiền phạt vi phạm hợp đồng không nằm trong danh mục chi không được trừ; từ ngày 01/10/2025, chỉ loại phạt vi phạm hành chính.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Khi nào tiền phạt vi phạm hợp đồng được tính vào chi phí được trừ?

1. Điều kiện cần kiểm tra

Cơ quan thuế tập trung kiểm tra chứng từ hơn là tên gọi khoản chi. Thuận Thiên đề nghị bạn kiểm tra các yếu tố sau:

• Có hợp đồng kinh tế với điều khoản về vi phạm và/hoặc mức phạt.
• Có tài liệu xác định hành vi vi phạm, ví dụ biên bản vi phạm, biên bản đối chiếu, thỏa thuận xử lý phạt hoặc tài liệu tương đương.
• Có chứng từ thanh toán khoản phạt hoặc bồi thường.
• Nếu khoản chi thuộc diện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế, phải có chứng từ thanh toán phù hợp.
• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp giao hàng trễ theo hợp đồng, hai bên lập biên bản xác nhận vi phạm, có thỏa thuận mức phạt, chứng từ chi tiền và hồ sơ gắn với giao dịch kinh doanh thực tế. Trường hợp này là phạt hợp đồng, không phải phạt hành chính.

2. Những điểm dễ nhầm khi kê khai

Nhiều doanh nghiệp cho rằng thấy chữ “phạt” thì loại toàn bộ khoản đó khỏi chi phí, đây là hiểu nhầm. Cần phân biệt:

• Phạt vi phạm hợp đồng kinh tế: được tính vào chi phí nếu đáp ứng điều kiện chung.
• Phạt vi phạm hành chính như thuế, kế toán, đăng ký kinh doanh, giao thông và các vi phạm hành chính khác: không được tính vào chi phí.

Lưu ý quan trọng

Khoản phạt hợp đồng thường không phải doanh thu bán hàng hay cung ứng dịch vụ, nên thường không lập hóa đơn GTGT riêng cho tiền phạt. Nếu bồi thường bằng hàng hóa hoặc dịch vụ, cần xử lý theo bản chất giao dịch phát sinh.

III. Hồ sơ và mốc pháp lý cần lưu ý

1. Hồ sơ doanh nghiệp nên lưu giữ

Nhiều doanh nghiệp phát sinh khoản chi hợp lệ nhưng thiếu hồ sơ đầy đủ. Bộ hồ sơ cần có:

• Hợp đồng kinh tế có điều khoản phạt.
• Biên bản vi phạm hoặc tài liệu xác nhận nghĩa vụ bị vi phạm.
• Biên bản đối chiếu, thỏa thuận xử lý phạt hoặc bồi thường.
• Chứng từ thanh toán khoản phạt.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc diện áp dụng.

2. Mốc thời gian áp dụng

Trong quan hệ thương mại, mức phạt theo thỏa thuận thường không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Sai sót phổ biến là hợp đồng ghi chưa rõ ràng hoặc vượt trần này.

IV. Cách xử lý của bên nhận tiền phạt

Bên nhận tiền phạt, bồi thường không hạch toán như doanh thu bán hàng mà ghi vào thu nhập khác theo quy định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi thanh tra, kiểm tra thường tập trung vào việc doanh nghiệp đã bù trừ đúng chưa nếu có cả khoản thu và chi phạt.

• Nếu trong kỳ vừa có thu tiền phạt, bồi thường do đối tác vi phạm hợp đồng và có chi phí phạt, bồi thường do doanh nghiệp vi phạm, thì thực hiện bù trừ.
• Nếu sau bù trừ phát sinh chênh lệch dương, phần này tính vào thu nhập khác chịu thuế.
• Nếu sau bù trừ phát sinh chênh lệch âm, xử lý giảm trừ theo quy định về thu nhập khác.

Lưu ý quan trọng

Nội dung này áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, khoản chi phạt vi phạm hợp đồng không được trừ. Trước khi hạch toán, nên kiểm tra kỹ hợp đồng, biên bản vi phạm và chứng từ thanh toán để tránh bị loại chi phí khi quyết toán.