Công ty có quyền từ chối khi nhân viên xin nghỉ phép không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Điểm quan trọng: Quyền từ chối chỉ phát sinh khi việc xin nghỉ không phù hợp với lịch nghỉ hằng năm đã công bố và ảnh hưởng đến nhu cầu vận hành hợp lý của doanh nghiệp.

II. Khi nào công ty được từ chối nghỉ phép năm?

1. Trường hợp khó từ chối

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng hoặc quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và cần thông báo trước cho người lao động biết. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp có lịch nghỉ nhưng chưa thông báo rõ, dễ dẫn đến xử lý cảm tính khi nhân viên xin nghỉ.
• Nếu người lao động xin nghỉ đúng lịch nghỉ hằng năm đã thông báo, việc từ chối tùy tiện dễ phát sinh tranh chấp.

2. Trường hợp có thể từ chối

Nếu người lao động xin nghỉ ngoài lịch nghỉ đã thông báo và việc vắng mặt ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thì công ty có quyền từ chối hoặc đề nghị thời điểm khác phù hợp. Vấn đề thường gặp: doanh nghiệp đánh giá ảnh hưởng vận hành nhưng thiếu nguyên tắc bố trí nghỉ rõ ràng.

Ví dụ thực tế

Một bộ phận đang vào giai đoạn cần đủ nhân sự để duy trì hoạt động, trong khi người lao động xin nghỉ ngoài lịch đã công bố. Trường hợp này, doanh nghiệp có thể trao đổi để dời lịch nghỉ thay vì chấp nhận ngay theo đề nghị ban đầu.

III. Số ngày nghỉ hằng năm và cách bố trí nghỉ

1. Số ngày nghỉ hằng năm

Các mức nghỉ hằng năm nêu trên được tính theo ngày làm việc.

2. Nguyên tắc bố trí nghỉ phép

• Người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động.
• Người lao động có thể thỏa thuận để nghỉ thành nhiều lần.
• Người lao động cũng có thể thỏa thuận nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

Lưu ý quan trọng

Bộ luật Lao động không quy định thời hạn báo trước cụ thể khi người lao động xin nghỉ phép năm. Nhiều người lầm tưởng pháp luật ấn định sẵn số ngày báo trước, nhưng trên thực tế việc báo trước thường do thỏa thuận giữa các bên hoặc theo nội quy của người sử dụng lao động.

IV. Công ty từ chối sai thì có thể bị xử phạt thế nào?

Nếu người sử dụng lao động vi phạm quy định về nghỉ hằng năm, nghỉ hằng tuần hoặc nghỉ lễ, tết thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Vi phạm thường xảy ra khi doanh nghiệp quản lý nghỉ phép theo nhu cầu nội bộ mà không bám vào lịch nghỉ đã công bố.

Khi rà soát nội quy hoặc lịch nghỉ hằng năm, cần kiểm tra kỹ việc tham khảo ý kiến người lao động, cách thông báo lịch nghỉ và cách xử lý các trường hợp xin nghỉ ngoài lịch để tránh phát sinh tranh chấp hoặc xử phạt.