Văn phòng đại diện có được thuê lao động không?

Thực tế, nhiều đơn vị nhầm lẫn giữa quyền tuyển dụng nhân sự với quyền triển khai hoạt động kinh doanh. Nhân sự của văn phòng đại diện chỉ nên phục vụ cho hoạt động của chính văn phòng, không làm thay đổi tính chất là đơn vị không có chức năng kinh doanh.

I. Thông tin quan trọng nhất

Từ ngày 07/08/2025, thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

II. Phạm vi được thuê lao động của văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được quyền tuyển dụng lao động là người Việt Nam và người nước ngoài để làm việc tại văn phòng đại diện. Bộ máy quản lý và nhân sự do thương nhân nước ngoài quyết định.

Trong hồ sơ nội bộ, phần này thường bị bỏ sót: dù được tuyển người nước ngoài, việc sử dụng lao động vẫn phải tuân thủ quy định lao động hiện hành, nhất là giấy phép lao động hoặc trường hợp được miễn.

2. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh.

Đối với việc ký hợp đồng lao động, người đứng đầu văn phòng đại diện thường thực hiện trên cơ sở được doanh nghiệp ủy quyền. Một điểm dễ sai: doanh nghiệp có nhu cầu dùng nhân sự tại văn phòng đại diện nhưng không rà soát rõ phạm vi đại diện hoặc ủy quyền nội bộ cho người đứng đầu.

III. Khi ký hợp đồng lao động, cần hiểu đúng bản chất

1. Có thể ký hợp đồng lao động

Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng lao động để phục vụ nhu cầu hoạt động của mình. Việc giao kết, nội dung hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các nghĩa vụ liên quan như bảo hiểm bắt buộc đều thực hiện theo pháp luật lao động.

2. Giới hạn hoạt động sau khi tuyển dụng

Điểm dễ nhầm là sau khi có nhân sự, nhiều đơn vị vận hành như một bộ phận kinh doanh. Cơ quan quản lý thường kiểm tra kỹ chỗ này. Việc thuê lao động không làm phát sinh quyền kinh doanh trực tiếp cho văn phòng đại diện.

• Nhân sự được tuyển để phục vụ chức năng đại diện.
• Thực hiện liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến trong phạm vi pháp luật cho phép.
• Đáp ứng các nhu cầu hoạt động hợp pháp khác của văn phòng đại diện.

Ví dụ thực tế

Một văn phòng đại diện tuyển nhân viên hành chính, phiên dịch, nhân sự phụ trách liên lạc đối tác hoặc nghiên cứu thị trường thì phù hợp. Nhưng nếu dùng đội ngũ này để trực tiếp bán hàng, ký giao dịch sinh lợi thì doanh nghiệp thường sai ở điểm này.

Lưu ý quan trọng

• Với lao động nước ngoài, cần kiểm tra đúng diện có giấy phép lao động hay thuộc trường hợp được miễn.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện khi ký hồ sơ lao động nên rà soát phạm vi đại diện hoặc giấy ủy quyền nội bộ.
• Hồ sơ lao động nên thống nhất với chức năng của văn phòng đại diện để tránh rủi ro khi bị kiểm tra.