Doanh nghiệp có thể chuyển chi nhánh thành công ty con không?

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng chỉ cần đổi tên hồ sơ từ chi nhánh sang công ty con là xong. Thực tế không có thủ tục chuyển đổi trực tiếp. Cần hiểu đúng bản chất pháp lý trước khi làm hồ sơ để tránh mất thời gian xử lý lại.

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc dễ bị bỏ sót: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp gửi thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

II. Vì sao không chuyển trực tiếp được?

1. Chi nhánh và công ty con là hai mô hình khác bản chất

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
• Công ty con là một công ty độc lập. Một công ty được xem là công ty con khi công ty khác sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông, hoặc có quyền chi phối theo quy định.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ nếu doanh nghiệp vừa muốn giữ hoạt động cũ của chi nhánh, vừa muốn ghi nhận pháp nhân mới. Nếu không tách bạch đúng, hồ sơ nội bộ, hợp đồng và nghĩa vụ thuế dễ bị rối.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp có chi nhánh bán hàng tại tỉnh khác và muốn biến chi nhánh này thành công ty con để dễ góp vốn, quản trị và ký hợp đồng độc lập. Cách hiểu đúng không phải là sửa giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh thành giấy đăng ký doanh nghiệp, mà là đóng mô hình chi nhánh và lập một công ty mới, sau đó công ty mẹ góp vốn hoặc nắm quyền chi phối để hình thành quan hệ công ty mẹ – công ty con.

III. Cách thực hiện phù hợp trong thực tế

1. Chấm dứt hoạt động chi nhánh rồi thành lập công ty mới

Đây là hướng xử lý phổ biến nhất. Nếu doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động tại cùng địa điểm hoặc cùng nhóm hoạt động nhưng dưới mô hình độc lập hơn, có thể chấm dứt chi nhánh và đăng ký thành lập công ty mới.

• Nếu công ty mẹ nắm trên 50% vốn điều lệ hoặc quyền chi phối công ty mới, công ty này có thể được xác định là công ty con.
• Việc chấm dứt chi nhánh và việc thành lập công ty mới là hai thủ tục riêng, không tự động nối tiếp nhau trên cùng một bộ hồ sơ.

2. Tách công ty để thành lập công ty mới

Phương án này áp dụng với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. Doanh nghiệp có thể chuyển một phần tài sản, quyền, nghĩa vụ, thành viên hoặc cổ đông để lập công ty mới mà công ty bị tách vẫn tiếp tục tồn tại.

Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mới mà quên xử lý nghĩa vụ chuyển sang. Sau khi đăng ký xong, công ty bị tách và công ty được tách cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác, trừ khi các bên liên quan có thỏa thuận khác.

Lưu ý quan trọng

• Hồ sơ tách công ty gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Nghị quyết hoặc quyết định tách công ty; Bản sao biên bản họp; và các giấy tờ khác theo quy định.
• Nếu còn duy trì chi nhánh cũ, doanh nghiệp cần xem xét có cần chấm dứt hoạt động chi nhánh hay không để tránh chồng chéo mô hình.

IV. Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh và điểm cần kiểm tra

1. Trình tự và mốc thời gian

1. Đăng ký với cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
2. Gửi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt.
3. Cơ quan thuế có 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin từ Phòng Đăng ký kinh doanh để gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.
4. Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Số liệu cần nhớ: 10 ngày gửi thông báo, 02 ngày làm việc để cơ quan thuế phản hồi, 05 ngày làm việc để Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý.

2. Hồ sơ và rủi ro hay gặp

• Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh dùng theo Phụ lục II-20.
• Doanh nghiệp thường nộp thông báo chấm dứt nhưng chưa xử lý xong nghĩa vụ thuế.
• Nhiều doanh nghiệp đã dừng hoạt động chi nhánh trên thực tế nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Hành vi chấm dứt hoạt động chi nhánh mà không thông báo có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Lưu ý quan trọng

Nếu doanh nghiệp nhà nước có phát sinh nội dung sắp xếp lại hoặc chuyển đổi sở hữu, văn bản áp dụng hiện hành là Nghị định số 23/2022/NĐ-CP. Tuy nhiên, với câu hỏi chung về việc có chuyển chi nhánh thành công ty con hay không, trọng tâm vẫn nằm ở quy định về chi nhánh, công ty con và thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Khi chuẩn bị hồ sơ thực hiện, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nghĩa vụ thuế, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản trước khi chọn phương án.