Khi nào doanh nghiệp phải đóng BHXH cho thực tập sinh?

Nhiều đơn vị dễ nhầm lẫn vì chỉ nhìn vào tên gọi “thực tập sinh” rồi cho rằng không thuộc diện tham gia.

Mấu chốt cần nhìn là bản chất thỏa thuận và cách tổ chức làm việc, không phải tên gọi “thực tập sinh”.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Cách xác định đúng để tránh bị truy đóng

1. Dấu hiệu cho thấy thực tập sinh thực chất là người lao động

Nếu người thực tập làm công việc tạo ra giá trị lao động cho doanh nghiệp, được trả lương hoặc thù lao mang bản chất tiền lương, đồng thời chịu sự phân công và giám sát như nhân sự thông thường, quan hệ này có thể bị xác định là hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp thường bỏ qua điểm này khi chỉ dùng mẫu “thỏa thuận thực tập” nhưng cách vận hành lại như đang sử dụng lao động.

• Có việc làm được trả công, tiền lương hoặc thù lao mang bản chất tiền lương.
• Có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp.
• Thời hạn thỏa thuận từ đủ 01 tháng trở lên.

2. Trường hợp thường không bị xem là quan hệ lao động

Hợp đồng học nghề, tập nghề, thực tập thuần túy có mục đích chính là đào tạo tại nơi làm việc thì không mặc nhiên làm phát sinh nghĩa vụ BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp thường hiểu sai: chi một khoản hỗ trợ và gọi là “trợ cấp thực tập” thì cho rằng không phải đóng.

• Không hưởng lương, chỉ được hỗ trợ chi phí hoặc trợ cấp thực tập.
• Tham gia chương trình phối hợp giữa nhà trường và doanh nghiệp.
• Không bị quản lý, điều hành, giám sát như người lao động theo quan hệ lao động.

III. Khi đã thuộc diện thì doanh nghiệp cần làm gì

1. Thời điểm áp dụng, thời hạn đăng ký và tỷ lệ đóng

Căn cứ xác định đối tượng nêu trên áp dụng theo Luật Bảo hiểm xã hội mới, có hiệu lực từ 01/07/2025. Nếu người thực tập thực chất thuộc diện người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần đăng ký tham gia trong 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực và thực hiện đóng hằng tháng theo tiền lương làm căn cứ đóng. Điều này dễ dẫn đến truy thu vì thanh tra thường kiểm tra ngày bắt đầu làm việc và hồ sơ đăng ký BHXH.

Việc gọi khoản chi là “trợ cấp thực tập” không tự động loại trừ nghĩa vụ đóng nếu bản chất vẫn là tiền lương của quan hệ lao động.

2. Hồ sơ đăng ký BHXH thường dùng

Khi người thực tập được xác định có quan hệ lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ hồ sơ để tránh đăng ký thiếu rồi phải bổ sung nhiều lần. Đây là lỗi thường gặp.

• Tờ khai tham gia BHXH của người lao động (Mẫu TK1-TS).
• Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động (Mẫu D02-TS).
• Bản sao CCCD.
• Giấy đăng ký kinh doanh.
• Hợp đồng lao động (nếu có).

Ví dụ thực tế

Một sinh viên thực tập full-time nhận 3 – 5 triệu đồng/tháng, có lịch làm việc cố định, tham gia sản xuất thực tế và chịu quản lý như nhân viên. Dù hợp đồng ghi là “thực tập”, trường hợp này vẫn có thể bị xác định là quan hệ lao động; cơ quan thanh tra có thể yêu cầu truy đóng BHXH và xử phạt doanh nghiệp.

IV. Rủi ro thường gặp khi không đóng BHXH cho thực tập sinh đủ điều kiện

Nếu doanh nghiệp không đóng BHXH bắt buộc cho người thuộc diện tham gia, mức xử phạt hành chính có thể từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân và gấp đôi đối với tổ chức; hoặc mức phạt cố định 50 – 75 triệu đồng nếu bị xác định là trốn đóng. Ngoài ra còn có truy đóng và nộp lãi 0,03%/ngày. Cơ quan quản lý thường kiểm tra kỹ hồ sơ phân công, bảng chấm công, chứng từ chi trả và nội dung thỏa thuận ký với người thực tập.

Lưu ý quan trọng

• Ký hợp đồng thực tập nhưng thực chất có trả lương và quản lý chặt chẽ vẫn có thể bị xem là quan hệ lao động.
• Không đăng ký BHXH kịp thời dù đã đủ điều kiện tham gia.
• Khai sai mức lương làm căn cứ đóng.
• Sử dụng hợp đồng trá hình để né nghĩa vụ đóng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra bản chất công việc, cách trả tiền và cách quản lý trước khi kết luận có phải tham gia BHXH hay không. Sai sót từ bước xác định quan hệ lao động có thể dẫn đến việc rà soát toàn bộ hồ sơ và chi phí sau đó.