Doanh nghiệp cần lưu ý gì về bảo hiểm xã hội khi ký hợp đồng lao động dưới 12 tháng với người nước ngoài?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ là từ đủ 12 tháng trở lên. Quy định này áp dụng theo Luật Bảo hiểm xã hội mới nhất có hiệu lực từ 01/07/2025.

II. Điểm doanh nghiệp thường nhầm khi áp dụng

1. Mốc 12 tháng là tiêu chí trọng tâm

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giấy phép lao động và nghĩ ngay phải đóng BHXH. Nhưng tiêu chí đầu tiên là thời hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn. Nếu hợp đồng dưới 12 tháng thì chưa thuộc diện BHXH bắt buộc. Giấy phép lao động không còn là điều kiện kép được nêu trực tiếp trong khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

2. Không đóng BHXH không đồng nghĩa hết nghĩa vụ khác

Khi hợp đồng dưới 12 tháng, doanh nghiệp thường chỉ kết luận “không đóng BHXH” mà quên xử lý các việc còn lại:

• Ký kết hợp đồng lao động đúng quy định.
• Quản lý đầy đủ hồ sơ lao động nước ngoài.
• Tuân thủ quy định về giấy phép lao động nếu thuộc diện phải có.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.

Lưu ý quan trọng: Quy tắc này chỉ áp dụng cho người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Không nên suy rộng sang lao động Việt Nam vì điều kiện tham gia BHXH bắt buộc khác.

III. Các trường hợp vẫn có thể thuộc diện BHXH bắt buộc

1. Hợp đồng từ đủ 12 tháng trở lên

Khi hợp đồng từ đủ 12 tháng trở lên, trường hợp này thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, trừ 3 nhóm:

• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo pháp luật về lao động nước ngoài.
• Đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết (khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động).
• Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

2. Rủi ro khi ký liên tiếp nhiều hợp đồng ngắn hạn

Một số doanh nghiệp ký liên tiếp các hợp đồng dưới 12 tháng để tránh nghĩa vụ BHXH, trong khi công việc thực tế kéo dài và ổn định. Khi thanh tra, cơ quan chức năng sẽ xem xét bản chất giao dịch lao động, không chỉ hình thức hợp đồng.

Ví dụ thực tế: Chuyên gia nước ngoài làm dự án ngắn hạn dưới 12 tháng thường không thuộc diện BHXH. Nhưng nếu doanh nghiệp gia hạn bằng nhiều hợp đồng ngắn, công việc thực tế kéo dài, rủi ro có thể phát sinh.

IV. Chậm đóng BHXH nếu thuộc diện phải tham gia thì xử lý thế nào?

Chế tài chậm đóng chỉ áp dụng với trường hợp đã thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc mà doanh nghiệp không đóng đúng hạn. Không áp dụng mặc nhiên cho mọi hợp đồng dưới 12 tháng.

Nếu đã thuộc diện đóng BHXH mà nộp chậm, doanh nghiệp còn phải nộp thêm 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng.

Khi rà soát hồ sơ lao động nước ngoài, nên kiểm tra đồng thời thời hạn hợp đồng, tình trạng điều chuyển nội bộ, tuổi nghỉ hưu và hồ sơ pháp lý lao động để tránh kết luận thiếu sót. Cơ quan thuế thường xem xét kỹ các hồ sơ có yếu tố lao động nước ngoài, nhất là khi doanh nghiệp vừa có chi phí lương vừa có dự án ngắn hạn.