Cách xác định cá nhân cư trú khi đi công tác nước ngoài dài ngày?

I. Bảng tra cứu nhanh

Lưu ý: 183 ngày được tính theo năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

II. Cách xác định trong thực tế

1. Kiểm tra số ngày có mặt tại Việt Nam

Lưu ý: số ngày có mặt tại Việt Nam không chỉ tính theo năm dương lịch mà còn cần so thêm theo mốc 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Đây là phần thường bị bỏ sót khi tự kê khai.

• Ngày đến và ngày đi được tính là 01 ngày.
• Nếu nhập cảnh và xuất cảnh trong cùng một ngày thì vẫn tính là 01 ngày.
• Số ngày có mặt tại Việt Nam được xác định căn cứ vào chứng thực của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trên hộ chiếu.

2. Kiểm tra nơi ở thường xuyên tại Việt Nam

Ngay cả khi đi công tác ở nước ngoài dài ngày, cá nhân vẫn có thể bị xem là cư trú tại Việt Nam nếu còn nơi ở thường xuyên. Cơ quan thuế thường xem xét kỹ phần hồ sơ cư trú này vì đây là điểm dễ dẫn đến sai sót trong xác định phạm vi tính thuế.

• Đối với công dân Việt Nam: nơi ở thường xuyên là nơi đăng ký thường trú theo pháp luật về cư trú.
• Đối với người nước ngoài: nơi ở thường xuyên có thể là nơi ở thường trú hoặc tạm trú theo giấy tờ cư trú hợp pháp.
• Ngoài ra, cá nhân cũng được coi là có nơi ở thường xuyên nếu có nhà thuê để ở tại Việt Nam với tổng thời hạn các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế, có thể là một nơi hoặc nhiều nơi cộng dồn.

3. Trường hợp đi công tác nước ngoài dài ngày

Nếu cá nhân có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam nhưng thực tế có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế, thì vấn đề mấu chốt nằm ở hồ sơ chứng minh cư trú ở nước ngoài.

• Tài liệu thường dùng là Giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế nước ngoài cấp.
• Nếu nước hoặc vùng lãnh thổ đã ký Hiệp định thuế với Việt Nam nhưng không cấp Giấy chứng nhận cư trú, cá nhân có thể cung cấp bản chụp hộ chiếu để chứng minh thời gian cư trú ở nước ngoài.
• Nếu không chứng minh được là cư trú của nước nào khác thì vẫn bị xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam.

Ví dụ thực tế

Trường hợp người Việt Nam được công ty cử sang Nhật Bản để thực tập hoặc đào tạo tay nghề, vẫn có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam nhưng trong năm tính thuế có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày. Nếu cá nhân chứng minh được là đối tượng cư trú của Nhật Bản, ví dụ có giấy xác nhận cư trú do cơ quan thuế Nhật Bản cấp và có mặt tại Nhật trên 183 ngày, thì được xác định là không cư trú tại Việt Nam.

III. Ý nghĩa của việc phân loại cư trú

Doanh nghiệp thường gặp sai sót ở đoạn này khi khấu trừ thuế cho người đi công tác nước ngoài dài ngày. Xác định sai tình trạng cư trú có thể dẫn đến kê khai sai phạm vi thu nhập và cần điều chỉnh lại khi quyết toán.

IV. Ghi nhận về thay đổi pháp luật sắp tới

Theo ghi nhận, Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 sẽ có hiệu lực từ 01/07/2026, trong đó một số quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Nội dung cho thấy luật mới vẫn giữ tiêu chí 183 ngày và tiêu chí có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, nhưng cách diễn đạt về nơi ở thường xuyên khái quát hơn.

Tuy nhiên, khi xử lý hồ sơ hiện tại, cần bám đúng tiêu chí đang áp dụng nêu ở trên để tránh hiểu nhầm giữa quy định hiện hành và quy định sẽ có hiệu lực sau.

Lưu ý quan trọng

• Cần kiểm tra đồng thời 2 tiêu chí: số ngày có mặt tại Việt Nam và nơi ở thường xuyên tại Việt Nam.
• Đây là lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải: chỉ đếm ngày hiện diện mà không rà lại hộ khẩu, đăng ký cư trú hoặc hợp đồng thuê nhà từ 183 ngày trở lên.
• Khi thanh tra, thường sẽ hỏi đầu tiên về hộ chiếu, giấy chứng nhận cư trú và hồ sơ cư trú tại Việt Nam.
• Nếu tình trạng cư trú thay đổi, cần rà soát lại việc khấu trừ và quyết toán thuế TNCN để hạn chế rủi ro kê khai sai.