Công ty có bắt buộc nộp báo cáo tình hình lao động định kỳ không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Hai mốc thường bị quên: trước ngày 05/6 và 05/12. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vi phạm.

II. Phạm vi áp dụng và cách hiểu đúng

1. Đối tượng áp dụng

Nghĩa vụ này áp dụng cho mọi người sử dụng lao động có hợp đồng lao động: công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cơ quan, tổ chức. Nhóm đơn vị ít lao động hoặc mới vận hành thường bỏ sót.

2. Cần tách rõ hai nghĩa vụ

• Khai trình việc sử dụng lao động: thực hiện khi mới bắt đầu hoạt động, trong 30 ngày.
• Báo cáo định kỳ tình hình thay đổi lao động: thực hiện trong quá trình hoạt động, vào mốc 06 tháng và hằng năm.

Lưu ý: Nhiều hồ sơ sai không phải do nội dung lao động mà vì gộp nhầm khai trình ban đầu với báo cáo định kỳ.

III. Cách nộp, nơi nhận và lỗi thường gặp

1. Mẫu biểu và phương thức nộp

• Sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Phương thức chính: nộp điện tử qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Trường hợp không nộp được điện tử, có thể nộp bản giấy theo cơ chế tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền.

2. Nơi nhận báo cáo

• Gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Nếu doanh nghiệp có lao động trong khu công nghiệp, khu kinh tế, báo cáo thêm cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 6 tháng và hằng năm qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu 01/PLI, đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH. Ví dụ, báo cáo 6 tháng cuối năm cần hoàn thành trước ngày 05/12. Sai thường gặp: nộp trên cổng xong quên thông báo cho cơ quan liên quan.

Lưu ý quan trọng

• Không dùng sai biểu mẫu.
• Không kê khai thiếu số lượng lao động hoặc biến động tăng, giảm.
• Không bỏ sót nghĩa vụ thông báo cho cơ quan BHXH.
• Khi có thể nộp điện tử nhưng không thực hiện, hồ sơ thường bị xử lý chậm hoặc phải làm lại.

IV. Mức phạt và điểm cần kiểm tra trước khi nộp

1. Trường hợp có thể bị xử phạt

• Không báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định.
• Báo cáo không đúng thời hạn.
• Báo cáo không đầy đủ nội dung theo yêu cầu quản lý.

2. Mức phạt cần lưu ý

Công ty là tổ chức nên áp dụng khung phạt dành cho tổ chức. Khi thanh tra, họ thường hỏi đầu tiên: đã nộp đúng hạn, đúng mẫu, khớp với dữ liệu lao động và BHXH chưa?

Lưu ý quan trọng

Kiểm tra 4 điểm trước khi nộp: đúng hạn, đúng mẫu 01/PLI, đúng nơi nhận, đúng số liệu lao động tăng giảm. Đây là nhóm sai sót thường gặp nhất.