Bị trùng nhiều sổ BHXH có gộp lại được không?

Điểm cần nhớ: có nhiều sổ BHXH vẫn gộp được, nhưng không cộng nối phần thời gian đóng trùng.

I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý khi có nhiều sổ BHXH

Nên làm bước này sớm để tránh sai lệch dữ liệu, hạn chế vướng khi giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, thất nghiệp.

II. Hồ sơ, nơi nộp và thời hạn giải quyết

1. Hồ sơ gộp sổ BHXH

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Các sổ BHXH đề nghị gộp.

Người lao động thường nộp thiếu sổ hoặc không thể hiện rõ nhu cầu gộp sổ trên TK1-TS.

2. Nơi nộp hồ sơ

• Thông qua đơn vị sử dụng lao động đang tham gia BHXH.
• Trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi cư trú hoặc nơi thuận tiện theo hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ.

3. Thời hạn giải quyết

Mốc thời gian: thông thường là không quá 10 ngày.

III. Cách xử lý khi thời gian đóng bị trùng

1. Nguyên tắc xử lý phần thời gian trùng

• Không cộng nối hoặc cộng dồn phần thời gian đóng trùng.
• Hoàn trả số tiền đã đóng trùng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ BHTN.
• Khoản hoàn trả gồm cả phần thuộc trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động và phần người lao động đã đóng.
• Tiền hoàn trả không bao gồm tiền lãi.

Nhiều người lầm tưởng đóng ở 2 nơi cùng lúc sẽ được cộng cả 2 khoảng thời gian, nhưng khi gộp sổ, phần trùng không được cộng thêm.

Ví dụ thực tế

Một người có 2 sổ BHXH do làm việc qua nhiều công ty hoặc ở 2 tỉnh. Nếu thời gian đóng không trùng, cơ quan BHXH hợp nhất toàn bộ vào 1 sổ. Nếu có khoảng trùng, phần đó được hoàn trả, chỉ gộp phần không trùng.

IV. Những điểm cần chú ý khi làm thủ tục gộp sổ

1. Lỗi thường gặp

• Không khai báo mã số BHXH cũ khi chuyển việc, phát sinh sổ mới.
• Sai họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD dẫn đến trùng mã.
• Nộp thiếu hồ sơ, nhất là thiếu một trong các sổ BHXH.
• Chưa làm rõ phần thời gian trùng trước khi đề nghị gộp.
• Hồ sơ liên quan nhiều tỉnh, nhiều đơn vị nên xác minh kéo dài.

2. Vì sao nên gộp sổ sớm

Để tồn tại nhiều sổ, dữ liệu dễ bị lệch, khó xác định quá trình đóng, ảnh hưởng đến giải quyết chế độ. Mỗi người lao động chỉ có 01 sổ BHXH và xu hướng quản lý là điện tử hóa với 01 mã số duy nhất.

Lưu ý quan trọng

• Giữ đầy đủ các sổ BHXH đang có để nộp cùng hồ sơ.
• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân trước khi nộp, nhất là họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân.
• Nếu từng làm việc ở nhiều nơi, nhiều tỉnh, chuẩn bị trước thông tin quá trình tham gia để xác minh thuận lợi hơn.