Doanh nghiệp có bị xử phạt nếu đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế người lao động nhận không?

I. Thông tin quan trọng nhất

Con số cần nhớ: phạt từ 12% đến 15%, tối đa 75.000.000 đồng; lãi chậm đóng hoặc trốn đóng là 0,03%/ngày.

II. Khi nào bị coi là đóng BHXH thấp hơn mức quy định?

1. Căn cứ đóng không phải là toàn bộ lương thực nhận

Cần lưu ý: cụm từ “lương thực tế người lao động nhận” dễ bị hiểu sai. Phần dùng để đóng BHXH đối với người hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định gồm:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh;
• Phụ cấp lương;
• Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Không bao gồm các khoản phụ thuộc, biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc, chất lượng thực hiện công việc hoặc các khoản không mang tính thường xuyên, ổn định, phúc lợi.

Giới hạn mức đóng theo khung hiện hành: mức thấp nhất bằng mức tham chiếu, mức cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.

2. Phân biệt đóng không đúng mức và trốn đóng

Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì chưa phân biệt rõ bản chất hai hành vi:

• Nếu doanh nghiệp đóng BHXH không đúng mức quy định nhưng chưa bị xác định là trốn đóng, áp dụng khung xử phạt cho hành vi đóng không đúng mức.
• Nếu doanh nghiệp đăng ký tiền lương làm căn cứ thấp hơn quy định thì được xác định là trốn đóng, mức xử phạt nghiêm khắc hơn.

Khi rà soát hợp đồng lao động, bảng lương và hồ sơ tham gia BHXH, phần này thường bị bỏ sót vì số ghi trên hồ sơ có thể thấp hơn khoản lương, phụ cấp và bổ sung trả đều hàng tháng.

III. Mức xử phạt và khoản tiền doanh nghiệp có thể bị truy thu

1. Mức phạt hành chính

Đối với hành vi đóng BHXH, BHTN không đúng mức (không phải trốn đóng), người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản, nhưng không quá 75.000.000 đồng.

Nếu là tổ chức doanh nghiệp, mức phạt bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân (trừ khi có quy định khác).

2. Biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp phải:

• Đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc còn thiếu cho cơ quan BHXH;
• Nộp khoản tiền lãi 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng.

Khi thanh tra, thường câu hỏi đầu tiên là hồ sơ nào thể hiện khoản chi trả thường xuyên nhưng chưa đưa vào căn cứ đóng. Lưu ý rằng việc truy thu và tính lãi không thay thế tiền phạt, mà là nghĩa vụ khắc phục đi kèm.

Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp trả lương thực tế 20 triệu đồng/tháng, gồm 12 triệu lương chức danh và 8 triệu phụ cấp trách nhiệm trả thường xuyên. Nếu chỉ đóng BHXH trên 12 triệu là vi phạm vì bỏ phần phụ cấp. Có thể bị truy thu và phạt 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng (nếu không bị coi là trốn đóng).

IV. Lỗi thường gặp và điểm cần rà soát ngay

• Chỉ đóng trên lương cơ bản mà không cộng phụ cấp lương, khoản bổ sung thường xuyên ghi trong hợp đồng.
• Chia nhỏ thu nhập thành hỗ trợ hoặc phụ cấp biến động để giảm căn cứ đóng.
• Không điều chỉnh mức đóng khi lương thực tế tăng.
• Khai mức lương đóng thấp hơn mức lương thực nhận hoặc thỏa thuận trong hợp đồng.

Lưu ý quan trọng
Không phải cứ thấy người lao động nhận nhiều hơn mức đóng BHXH là kết luận doanh nghiệp sai. Cần kiểm tra bản chất từng khoản chi trả: chỉ những khoản lương, phụ cấp lương, bổ sung trả thường xuyên mới đưa vào căn cứ đóng. Khoản phúc lợi, thưởng, hỗ trợ, biến động không thường xuyên thì không tính. Khi rà soát hồ sơ, hãy đối chiếu đồng thời hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, thang bảng lương, bảng lương thực trả và hồ sơ tham gia BHXH để tránh bị truy thu.