Doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử thì có phải lưu bản giấy không?

Nhiều người nhầm giữa nghĩa vụ lưu hồ sơ và hình thức lưu hồ sơ: nếu pháp luật yêu cầu lưu trữ, doanh nghiệp có thể lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng điều kiện truy cập, sử dụng và bảo toàn nội dung.

I. Bảng tra cứu nhanh

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

II. Khi nào doanh nghiệp không cần lưu bản giấy?

1. Hồ sơ điện tử đã có giá trị pháp lý như bản giấy

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng gồm các giấy tờ theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP dưới dạng văn bản điện tử. Khi lập, ký và nộp đúng cách, giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử tương đương hồ sơ giấy.

Việc in thêm hồ sơ giấy là không cần thiết. Điều quan trọng là đảm bảo tính toàn vẹn file, chữ ký số và khả năng tra cứu.

2. Luật cho phép lựa chọn hình thức lưu trữ

Trường hợp pháp luật yêu cầu lưu trữ văn bản, chứng từ, hồ sơ, doanh nghiệp có thể lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng các điều kiện:

• Thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu sau này.
• Thông tin được lưu ở định dạng đã tạo, gửi, nhận hoặc ở định dạng không làm thay đổi nội dung.
• Trừ trường hợp quy định khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu.

Nếu không có quy định chuyên ngành buộc giữ bản giấy, doanh nghiệp chỉ cần lưu điện tử. Cần tránh áp dụng quy trình lưu hồ sơ cũ cho hồ sơ điện tử.

III. Trường hợp nào cần kiểm tra kỹ hơn?

1. Khi có quy định chuyên ngành riêng

Nếu tài liệu thuộc lĩnh vực có chế độ lưu trữ riêng, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định chuyên ngành để xác định có cần lưu bản giấy, bản gốc hay hình thức lưu trữ cụ thể.

2. Khi phục vụ quản trị nội bộ, đối chiếu hoặc kiểm tra

Doanh nghiệp có thể lưu bản sao điện tử hoặc bản giấy để tiện quản trị nội bộ, đối chiếu hoặc kiểm tra. Việc này mang tính thực hành quản trị, không phải yêu cầu pháp lý.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử hợp lệ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì không phải lưu bản giấy. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh số hóa và lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia, doanh nghiệp chỉ cần giữ bản sao điện tử để tra cứu và quản lý nội bộ.

Lưu ý

• Không đảm bảo tính toàn vẹn, chữ ký số hợp lệ hoặc định dạng file có thể làm hồ sơ điện tử mất giá trị pháp lý. Đây là lỗi thường gặp.
• Không lưu kèm biên nhận, thông báo tiếp nhận, kết quả xử lý và file đã ký là thiếu sót khi cần đối chiếu.
• Nhầm giữa hồ sơ nộp cho cơ quan và tài liệu nội bộ phải lưu dẫn đến lưu sai trọng tâm.
• Không có bản sao lưu dự phòng hoặc hệ thống truy xuất là điểm thường bị hỏi khi kiểm tra.

Khi chuẩn hóa quy trình hồ sơ điện tử, nên giữ tối thiểu bộ file đã nộp, biên nhận, thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý để tránh lệch hồ sơ về sau.