Hóa đơn điện tử ghi sai đơn vị tính (cái, chiếc) có cần điều chỉnh không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ: từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử đã lập sai đơn vị tính không xử lý theo cách hủy hóa đơn.

II. Khi nào cần điều chỉnh, khi nào không cần nhìn vào đơn vị tính

1. Trường hợp cần xử lý

Nếu là hóa đơn bán hàng hóa thì đơn vị tính là một chỉ tiêu bắt buộc. Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm hàng hóa để thể hiện đơn vị tính như: tấn, kg, cái, con, chiếc, bộ, hộp, thùng, m2, m3…

Khi hóa đơn hàng hóa ghi sai đơn vị tính, dù chỉ là sai giữa “cái” và “chiếc”, vẫn nên xử lý theo cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là chi tiết thường gây vướng mắc khi rà soát hồ sơ hóa đơn.

2. Trường hợp không nhất thiết có đơn vị tính

• Dịch vụ: trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính.
• Tem, vé, thẻ hoặc một số trường hợp đặc thù theo khoản 6 Điều 10: không nhất thiết có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Ví dụ thực tế

Nếu bạn bán 100 sản phẩm và trên hóa đơn ghi đơn vị tính là “chiếc” thay vì “cái”, đây vẫn là sai sót của hóa đơn hàng hóa. Ngược lại, nếu là hóa đơn cung cấp dịch vụ thì phần đơn vị tính không phải lúc nào cũng là nội dung cần thể hiện.

III. Cách xử lý sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử

1. Hai phương án xử lý

1. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, trên hóa đơn có dòng thể hiện điều chỉnh cho hóa đơn gốc.
2. Lập hóa đơn điện tử thay thế, trên hóa đơn có dòng thể hiện thay thế cho hóa đơn gốc.

Hiện nay, khi hóa đơn đã lập sai, hướng xử lý trọng tâm là điều chỉnh hoặc thay thế, thay vì hủy hóa đơn như trước đây.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Lưu ý quan trọng

• Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế khác, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, hai bên cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
• Nếu trong cùng tháng, cùng một người mua, có nhiều hóa đơn sai cùng một thông tin, người bán có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn thay thế kèm bảng kê theo mẫu quy định. Phần này thường cần lưu ý khi xử lý hàng loạt hóa đơn.

IV. Thời hạn thông báo và mức phạt cần lưu ý

1. Thời hạn thông báo với cơ quan thuế

Người bán có thể sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn có sai sót. Thông báo được gửi bất cứ thời gian nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Thời gian cơ quan thuế xử lý: 01 ngày làm việc.

2. Mức phạt liên quan

Lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc, trong đó có đơn vị tính đối với hàng hóa, có thể bị xử phạt như sau:

Khi rà soát hóa đơn đầu ra, hãy kiểm tra 3 điểm: loại hóa đơn là hàng hóa hay dịch vụ, người mua có phải doanh nghiệp không, và có phát sinh nhiều hóa đơn sai cùng một lỗi trong tháng không. Nếu một trong ba điểm này lệch, hồ sơ xử lý có thể thiếu bước.