Lao động làm việc từ xa có phải đóng BHXH?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ: Căn cứ ưu tiên áp dụng là Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025.

II. Khi nào lao động làm việc từ xa thuộc diện tham gia?

1. Căn cứ xác định

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhầm rằng làm remote chỉ là cộng tác hoặc khoán việc. Nếu hai bên có thỏa thuận thể hiện có việc làm được trả công, có tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát, thì vẫn được xem là quan hệ lao động để xác định nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc.

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: thuộc diện tham gia.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên: thuộc diện tham gia.
• Thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện đúng bản chất quan hệ lao động: vẫn thuộc diện tham gia.
• Làm việc không trọn thời gian nhưng đáp ứng điều kiện về tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất: vẫn thuộc diện tham gia.

2. Trường hợp thường bị hiểu nhầm là không phải đóng

• Làm việc tại nhà, làm online, làm remote nhưng vẫn nhận lương và chịu sự quản lý công việc.
• Hợp đồng không ghi tên là “hợp đồng lao động” nhưng nội dung thực tế lại là quan hệ lao động.

Ví dụ thực tế

Một nhân sự làm toàn thời gian tại nhà, nhận lương hàng tháng, có người quản lý giao việc và đánh giá kết quả. Dù không lên văn phòng, trường hợp này vẫn được xác định theo bản chất quan hệ lao động. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào nơi làm việc mà không rà lại nội dung thỏa thuận.

Lưu ý quan trọng

Nếu hợp đồng dưới 01 tháng, hoặc là lao động tự do không có quan hệ lao động theo luật, thì không thuộc diện BHXH bắt buộc theo dữ kiện đang áp dụng.

III. Trách nhiệm đóng, mức đóng và thời hạn đóng

1. Trách nhiệm đóng

Trách nhiệm đóng BHXH không thay đổi do hình thức làm việc từ xa. Nếu người lao động thuộc diện tham gia, người sử dụng lao động cần thực hiện đăng ký tham gia và đóng phần thuộc trách nhiệm của mình, đồng thời khấu trừ phần người lao động đóng từ tiền lương theo quy định. Nhiều doanh nghiệp nhầm rằng remote thì không cần báo tăng lao động tham gia bảo hiểm, dẫn đến vi phạm.

2. Mức đóng hiện hành

Từ 01/07/2025: người lao động đóng 10,5%, người sử dụng lao động đóng 21,5%, tổng là 32%.

3. Thời hạn đóng hàng tháng

• Đóng hằng tháng: chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
• Đóng 03 tháng một lần hoặc 06 tháng một lần: chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.

Lưu ý quan trọng

Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là doanh nghiệp đã xác định đúng loại quan hệ lao động chưa, sau đó mới đến việc báo tăng và đóng đúng tỷ lệ. Nếu hồ sơ thể hiện quản lý công việc rất rõ mà chưa tham gia BHXH, đó là điểm dễ bị truy thu.

IV. Chậm đóng, trốn đóng và rủi ro cần tránh

Nếu người sử dụng lao động chậm đóng BHXH bắt buộc, ngoài số tiền phải đóng đủ còn phát sinh khoản tiền tính bằng 0,03%/ngày trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng và số ngày chậm đóng. Mức này được tính từ ngày chậm đóng đầu tiên.

Mức tính chậm đóng: 0,03%/ngày x số tiền chậm đóng x số ngày chậm đóng.

Thuận Thiên lưu ý: với lao động làm việc từ xa, rủi ro không nằm ở nơi làm việc mà ở việc doanh nghiệp ghi nhận sai bản chất hợp đồng. Doanh nghiệp thường sai khi dùng tên gọi hợp đồng khác để xử lý nhân sự, nhưng hồ sơ thực tế vẫn thể hiện đầy đủ yếu tố của quan hệ lao động.