Quy trình đăng ký BHXH cho thực tập sinh trong doanh nghiệp như thế nào?

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mắc lỗi khi hợp đồng thực tập có tên gọi là “hợp đồng thực tập” nhưng nội dung lại mang bản chất hợp đồng lao động. Đây là điểm dễ bị truy thu nếu đơn vị chỉ nhìn tên hợp đồng mà không kiểm tra nội dung làm việc thực tế.

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ: 30 ngày để doanh nghiệp kê khai, nộp hồ sơ; 05 ngày làm việc để cơ quan BHXH xử lý hồ sơ khi đã nhận đủ giấy tờ hợp lệ.

II. Quy trình đăng ký BHXH cho thực tập sinh

1. Xác định đúng thực tập sinh có thuộc diện tham gia hay không

Trước hết cần xác định bản chất quan hệ, không chỉ nhìn tên gọi trên thỏa thuận. Nhiều doanh nghiệp dùng một mẫu “hợp đồng thực tập” chung cho mọi trường hợp, dễ dẫn đến nhầm lẫn.

• Nếu chỉ là thực tập, học việc, đào tạo, không có trả lương hoặc không có cơ chế quản lý như quan hệ lao động thì thường không thuộc diện BHXH bắt buộc.
• Nếu có đủ các dấu hiệu: có việc làm, có trả công/tiền lương, có quản lý điều hành giám sát và hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên thì xử lý như lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

2. Chuẩn bị hồ sơ

Lỗi thường gặp là sử dụng biểu mẫu cũ hoặc thiếu giấy tờ thể hiện quan hệ lao động. Các mẫu TK1-TS, TK3-TS và danh sách lao động cần kiểm tra theo phiên bản hiện hành tại thời điểm nộp.

3. Nộp hồ sơ và thực hiện báo tăng

1. Doanh nghiệp rà lại hợp đồng, thời điểm phát sinh nghĩa vụ tham gia.
2. Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở bằng một trong các cách: trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng BHXH/I-VAN.
3. Nếu là đơn vị đăng ký lần đầu, doanh nghiệp được cấp mã đơn vị.
4. Thực hiện báo tăng lao động và tham gia BHXH cho thực tập sinh thuộc diện bắt buộc.

4. Theo dõi thời hạn xử lý

Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp không cấp, cơ quan BHXH sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

III. Lưu ý để tránh sai sót khi làm hồ sơ

• Không nên chỉ căn cứ vào tên “thực tập sinh”; cần đối chiếu nội dung công việc, lương và cách quản lý thực tế.
• Không để quá hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia hoặc từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
• Kiểm tra đúng nơi nộp: cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Đối chiếu biểu mẫu hiện hành trước khi nộp, vì bộ mẫu có thể được cập nhật theo quy trình BHXH.
• Thực tập sinh không thuộc diện bắt buộc có thể xem xét BHXH tự nguyện nếu có nhu cầu.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp ký “hợp đồng thực tập” 02 tháng, có giao việc cố định, có phụ cấp trả hàng tháng và chấm công như nhân viên. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là người này có làm việc như lao động chính thức hay không. Nếu câu trả lời là có, doanh nghiệp nên rà soát theo hướng tham gia BHXH bắt buộc thay vì chỉ dựa vào tên hợp đồng.

Lưu ý quan trọng

Nếu doanh nghiệp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn luật định, có thể bị xử phạt hành chính, đồng thời bị yêu cầu truy đóng và tính lãi 0,03%/ngày. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm.