Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu cần điều kiện gì để khấu trừ thuế GTGT?

Mốc quan trọng: áp dụng từ 01/07/2025. Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào là từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.

I. Bảng tra cứu nhanh điều kiện khấu trừ

II. Hồ sơ cần kiểm tra theo từng nhóm

1. Điều kiện chung

• Hóa đơn, chứng từ thuế hợp lệ: gồm hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: áp dụng với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, trừ một số trường hợp đặc thù.

Lưu ý quan trọng
Cơ quan thuế kiểm tra rất kỹ phần thanh toán. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi có hóa đơn đầy đủ nhưng chứng từ thanh toán lại không đáp ứng yêu cầu.

2. Điều kiện bổ sung với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

• Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về bán hàng, gia công hoặc cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch xuất khẩu.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, ngoại trừ trường hợp pháp luật hải quan không yêu cầu.
• Bộ chứng từ giao hàng gồm phiếu đóng gói, vận đơn và chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có).

Ví dụ minh họa
Một doanh nghiệp đủ hợp đồng, hóa đơn và thanh toán qua ngân hàng nhưng thiếu phiếu đóng gói hoặc vận đơn trong hồ sơ xuất khẩu. Thực tế, doanh nghiệp thường nghĩ chỉ cần tờ khai hải quan là đủ, trong khi phần này dễ bị bỏ sót khi kiểm tra hồ sơ khấu trừ.

III. Một số trường hợp xuất khẩu đặc thù

1. Xuất khẩu hàng hóa qua sàn thương mại điện tử nước ngoài

Ngoài các điều kiện chung và bổ sung, cần có tài liệu chứng minh hàng hóa đã được xuất bán ngoài Việt Nam, gồm:

• Hợp đồng với đơn vị quản lý sàn thương mại điện tử nước ngoài hoặc tài liệu tương đương.
• Hóa đơn bán hàng.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả trường hợp thanh toán qua cơ chế ủy quyền thu hộ nếu thỏa mãn yêu cầu chứng minh theo quy định.
• Tài liệu chứng minh việc giao hàng, xuất bán ở nước ngoài theo hướng dẫn tại nghị định.

2. Các trường hợp đặc thù khác

Với hàng hóa đưa ra hội chợ triển lãm ở nước ngoài, giao hàng qua kho ngoại quan, ủy thác xuất khẩu, gia công chuyển tiếp hoặc trường hợp đặc thù khác, hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào được thực hiện theo quy định tại nghị định hướng dẫn.

• Nguyên tắc chung là đảm bảo đầy đủ nhóm chứng từ cơ bản về giao dịch xuất khẩu.
• Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Cần tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế phục vụ xuất khẩu.
• Một số trường hợp bổ sung yêu cầu về tài liệu chứng minh giao hàng và chứng từ thanh toán theo phương thức ủy quyền.

Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường nhầm lẫn khi dùng hồ sơ xuất khẩu thông thường cho trường hợp đặc thù. Khi thanh tra, phần đầu tiên bị hỏi là tài liệu chứng minh giao hàng thực tế và mối liên hệ giữa chứng từ thanh toán với giao dịch xuất khẩu.

IV. Điểm dễ nhầm với hoàn thuế GTGT

Điều kiện khấu trừ không trùng với điều kiện hoàn thuế. Trường hợp trong tháng hoặc quý có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu và số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ từ 300 triệu đồng trở lên thì có thể thuộc diện hoàn thuế GTGT theo tháng, quý theo quy định riêng.

Điểm này dễ dẫn đến truy thu nếu doanh nghiệp hiểu nhầm rằng đủ điều kiện hoàn thuế đồng nghĩa đã đủ điều kiện khấu trừ. Thuận Thiên lưu ý nên tách riêng 2 bước kiểm tra: một bước cho hồ sơ khấu trừ, một bước cho hồ sơ hoàn thuế để tránh thiếu chứng từ.