Khi đổi sang phần mềm kế toán mới, doanh nghiệp phải lưu dữ liệu cũ trong bao lâu?

I. Bảng tra cứu nhanh thời gian lưu dữ liệu kế toán cũ

05 năm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

10 năm: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp chuyển sang phần mềm mới nhưng chỉ giữ file excel xuất ra, không còn đăng nhập được hệ thống cũ. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: có truy xuất được chứng từ, sổ sách và báo cáo của các năm trước không. Nếu không tra cứu đầy đủ, rủi ro phát sinh ngay cả khi dữ liệu chưa bị xóa hẳn.

II. Khi chuyển phần mềm, dữ liệu cũ cần được lưu như thế nào?

Doanh nghiệp được lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử, nhưng cần bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn thông tin và tra cứu được trong toàn bộ thời hạn lưu trữ, kể cả sau khi đã đổi sang phần mềm mới. Lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm: chỉ sao lưu dữ liệu mà không kiểm tra khả năng mở, đọc và đối chiếu khi hệ thống cũ ngừng hoạt động.

• Không có quy định riêng cho việc đổi phần mềm kế toán để rút ngắn thời hạn lưu dữ liệu cũ.
• Dữ liệu cũ không nên bị xóa hoặc ngừng lưu trữ trước khi hết thời hạn luật định.
• Vẫn cần duy trì khả năng truy xuất dữ liệu cũ trong suốt thời gian lưu trữ.
• Nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu, tài liệu vẫn cần in ra giấy hoặc lưu theo hình thức hợp lệ tương ứng.

Lưu ý quan trọng

Phần này hay bị bỏ sót ở bước bàn giao với nhà cung cấp phần mềm cũ: cần kiểm tra doanh nghiệp còn tài khoản truy cập, file backup, cấu trúc dữ liệu và cách tra cứu chứng từ theo từng kỳ kế toán hay không.

III. Thời điểm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ

Tài liệu kế toán cần được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kể từ ngày kết thúc công việc kế toán. Quy định này vẫn áp dụng với dữ liệu phát sinh trước thời điểm chuyển đổi phần mềm. Nhiều đơn vị nghĩ chỉ cần dữ liệu còn nằm trên hệ thống là xong nghĩa vụ lưu trữ, nhưng hồ sơ không được sắp xếp đúng kỳ, đúng trình tự vẫn có rủi ro khi kiểm tra.

IV. Rủi ro xử phạt nếu lưu trữ sai thời hạn hoặc làm mất dữ liệu

Cơ quan thuế thường soi kỹ khả năng đối chiếu dữ liệu cũ với sổ kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính. Nếu bạn đang chuẩn bị đổi phần mềm, Thuận Thiên khuyến nghị nên rà lại ngay 3 điểm: thời hạn lưu từng nhóm tài liệu, khả năng truy xuất dữ liệu cũ và tình trạng sao lưu an toàn.