Chi phí mua hoa, cây cảnh trang trí văn phòng có được tính vào chi phí hợp lý không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Khoản thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ.

II. Điều kiện để được tính vào chi phí hợp lý

1. Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Có hóa đơn chưa chắc đã được tính chi phí. Doanh nghiệp cần chứng minh khoản mua hoa, cây cảnh phục vụ thực tế cho hoạt động vận hành, môi trường làm việc, tiếp khách, phục vụ khách hàng hoặc yêu cầu quản lý. Nếu chỉ ghi nhận là “trang trí văn phòng” mà không có tài liệu thể hiện nhu cầu sử dụng gắn với kinh doanh, khoản chi dễ bị loại.

Ví dụ thực tế

Nếu doanh nghiệp hoạt động dịch vụ, có khu vực đón tiếp khách hàng, đối tác và việc bố trí cây xanh là một phần của không gian phục vụ kinh doanh, khoản chi này có thể có cơ sở được chấp nhận khi hồ sơ thể hiện rõ mục đích sử dụng.

2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp là rủi ro khiến khoản chi không được tính vào chi phí được trừ, dù chi tiêu thực tế có hợp lý. Hồ sơ cần nhất quán từ đề nghị mua, chứng từ mua, thanh toán đến hạch toán kế toán.

3. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Ngưỡng cần lưu ý là 05 triệu đồng/lần (không phải 20 triệu đồng như cách hiểu trước đây).

• Nếu khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán khác từng lần dưới 05 triệu đồng, thực hiện theo chứng từ kế toán, hóa đơn theo quy định.
• Nếu khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ.
• Nếu chia nhỏ giao dịch không đúng bản chất hoặc mua nhiều lần trong cùng bối cảnh để né điều kiện thanh toán, khoản chi có rủi ro bị xem xét loại.

Lưu ý quan trọng

Khi quyết toán, cần xem xét không chỉ giá trị từng hóa đơn mà còn bản chất giao dịch và bối cảnh phát sinh thực tế.

III. Những trường hợp dễ bị loại và trường hợp có thể bảo vệ được

1. Trường hợp rủi ro cao

Phần lớn trường hợp mua hoa, cây cảnh chỉ nhằm trang trí văn phòng thuần túy sẽ khó chứng minh là khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải thích mục đích, vị trí, người sử dụng và mối liên hệ với doanh thu.

2. Trường hợp có thể được chấp nhận

• Nếu doanh nghiệp trong khu công nghiệp phát sinh chi phí trồng cây xanh trong khuôn viên nhà máy theo yêu cầu của Ban Quản lý khu công nghiệp nhằm giữ gìn vệ sinh môi trường, khoản chi này có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ chứng từ hợp pháp.
• Nếu doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hoặc mô hình kinh doanh cần không gian phục vụ khách hàng, đối tác hoặc cải thiện môi trường làm việc để phục vụ hoạt động kinh doanh, khoản chi có thể được chấp nhận nếu chứng minh được mối liên hệ thực tế với hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Nếu không chứng minh được yếu tố phục vụ sản xuất, kinh doanh mà chỉ là chi trang trí mang tính hình thức, cơ quan thuế có thể loại khỏi chi phí được trừ.