Chi phí tự sản xuất phần mềm để sử dụng nội bộ có phải tính vào doanh thu chịu thuế TNDN không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Doanh thu tính thu nhập chịu thuế là khoản tiền từ bán hàng, gia công, cung ứng dịch vụ mà doanh nghiệp được hưởng. Nếu chỉ tự phát triển phần mềm để dùng nội bộ thì không phát sinh khoản thu này.

II. Khi nào không phải tính doanh thu chịu thuế?

1. Phần mềm dùng nội bộ để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp tự phát triển phần mềm để dùng cho quản lý, vận hành hoặc phục vụ tiếp tục hoạt động sản xuất, kinh doanh thì không thuộc trường hợp phải ghi nhận doanh thu chịu thuế TNDN. Kế toán hay nhầm giữa “tự sản xuất để dùng” và “sản xuất để bán”.

2. Không có giao dịch với bên thứ ba

Cơ quan thuế thường xem xét kỹ hồ sơ chứng minh phần mềm được tạo ra để dùng nội bộ hay để thương mại hóa. Nếu không có hợp đồng bán, chuyển nhượng, hay khoản tiền doanh nghiệp được hưởng từ việc cung cấp phần mềm, thì không đặt ra doanh thu chịu thuế chỉ vì doanh nghiệp tự tạo ra phần mềm đó.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp tự xây dựng phần mềm quản trị kho để sử dụng trong hệ thống của mình. Trường hợp này không phát sinh doanh thu chịu thuế TNDN vì không có mua bán với bên thứ ba.

III. Xử lý chi phí và các trường hợp dễ nhầm

1. Vốn hóa, khấu hao hoặc hạch toán chi phí

Nếu phần mềm tự sản xuất đáp ứng điều kiện ghi nhận là tài sản cố định vô hình, doanh nghiệp có thể vốn hóa vào nguyên giá tài sản và thực hiện khấu hao theo quy định. Khoản khấu hao được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện về chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp.

Nếu chưa đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định vô hình thì xử lý theo chế độ kế toán phù hợp. Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm chi phí có được trừ hay không mà quên việc phân loại đúng tài sản.

2. Trường hợp ngoại lệ có thể phát sinh doanh thu

• Bán hoặc chuyển nhượng phần mềm cho bên thứ ba: phát sinh doanh thu theo giao dịch thực tế.
• Sử dụng nội bộ nhưng không phục vụ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh: có thể phải xác định doanh thu theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương theo quy định hướng dẫn.

Lưu ý quan trọng

• Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi đơn giản: ghi nhận khống doanh thu nội bộ từ phần mềm tự dùng.
• Không vốn hóa đúng tài sản cố định vô hình dẫn đến khấu hao sai.
• Khi thanh tra, cơ quan thuế thường hỏi đầu tiên về hồ sơ chi phí thực tế, chứng từ liên quan và căn cứ chứng minh phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

IV. Những điểm cần kiểm tra khi làm hồ sơ

• Xác định rõ phần mềm được tạo ra để dùng nội bộ hay để bán/chuyển nhượng.
• Kiểm tra điều kiện ghi nhận là tài sản cố định vô hình để xử lý vốn hóa và khấu hao cho đúng.
• Lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh chi phí thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tách bạch trường hợp tiêu dùng nội bộ phục vụ tiếp tục sản xuất kinh doanh với trường hợp không phục vụ tiếp tục quá trình này.

Thuận Thiên lưu ý: phần mềm nội bộ không tự động phát sinh doanh thu chịu thuế. Rủi ro thường nằm ở cách phân loại nghiệp vụ, lưu hồ sơ và hạch toán, chứ không phải ở việc doanh nghiệp tự sản xuất phần mềm.