Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ: nếu lập hóa đơn hôm nay nhưng ký số vào ngày làm việc tiếp theo, hóa đơn vẫn có thể hợp lệ nếu toàn bộ thời hạn gửi/cấp mã cũng còn trong khung cho phép.

II. Khi nào hóa đơn được xem là hợp lệ?

1. Thời điểm lập hóa đơn

• Nếu bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Nếu cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

2. Thời điểm ký số

Thời điểm ký số là lúc người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Pháp luật cho phép thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, nhưng lưu ý rằng ngày ký không được trước ngày lập và cũng không kéo dài quá ngày làm việc tiếp theo.

3. Phân biệt theo loại hóa đơn

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: thời điểm gửi cơ quan thuế để cấp mã chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế cũng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22.

III. Kê khai thuế và lỗi hay gặp

1. Thời điểm kê khai của người bán và người mua

• Người bán kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
• Người mua kê khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn, với điều kiện hóa đơn bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định.

2. Lỗi thường gặp

• Ký số quá hạn làm phát sinh chậm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Kê khai sai thời điểm giữa ngày lập hóa đơn và ngày nhận hóa đơn.
• Hiểu nhầm rằng chỉ cần hóa đơn có chữ ký số là đủ, trong khi cơ quan thuế kiểm tra kỹ mốc thời gian lập, ký và gửi dữ liệu.

Ví dụ thực tế

Hóa đơn lập ngày 31/03/2024, ký số ngày 01/04/2024 vẫn hợp lệ nếu việc ký số và thời điểm gửi dữ liệu hoặc xin cấp mã vẫn nằm trong hạn ngày làm việc tiếp theo. Bên bán kê khai theo ngày lập hóa đơn, bên mua kê khai theo ngày nhận hóa đơn đầy đủ.

Lưu ý quan trọng

• Ngày ký nên cùng ngày hoặc sau ngày lập.
• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã cần lưu ý: ngoài ký đúng hạn, còn phải đảm bảo cách chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế đúng quy định.
• Đối với trường hợp chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp Mẫu 01/TH-HĐĐT, cần đối chiếu đúng trường hợp áp dụng để tránh hiểu sai thời hạn.
• Quy định nêu trên áp dụng chung cho hóa đơn điện tử có mã và không có mã, là nội dung của Nghị định 123 được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70, với mốc hiệu lực của nội dung sửa đổi là từ 01/06/2025.

Khi rà soát hồ sơ, cần kiểm tra ba mốc: ngày lập, ngày ký số và ngày gửi dữ liệu/cấp mã. Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp xuất hóa đơn vào cuối tháng nhưng sang tháng sau mới ký.