Giám đốc thế chấp nhà riêng để vay ngân hàng cho công ty, lãi vay có được trừ thuế không?

I. Bảng tra cứu nhanh

2 con số cần nhớ: khoản vay từ ngân hàng không áp dụng ngưỡng 150% lãi suất cơ bản như khoản vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng; nếu có giao dịch liên kết thuộc diện điều chỉnh thì cần xét thêm mức 30% EBITDA.

II. Bản chất của khoản vay này

Cần xác định rõ ai là người cho vay thực sự. Nếu hợp đồng tín dụng thể hiện công ty là bên vay và ngân hàng/tổ chức tín dụng là bên cho vay, thì việc Giám đốc mang nhà riêng đi thế chấp chỉ là biện pháp bảo đảm khoản vay.

Do đó, không nên đồng nhất trường hợp này với việc Giám đốc cho công ty vay tiền. Cần phân biệt rõ hai trường hợp này khi hạch toán hoặc giải trình hồ sơ.

III. Điều kiện để lãi vay được tính vào chi phí được trừ

1. Khoản vay phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Lãi vay chỉ được đưa vào chi phí được trừ khi khoản vay thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp vay tiền nhưng dòng tiền sử dụng lại không chứng minh được mục đích kinh doanh.

Ví dụ thực tế

Công ty vay vốn lưu động để nhập hàng, trả nhà cung cấp, bổ sung tiền vận hành thì hồ sơ thường dễ chứng minh hơn. Ngược lại, nếu tiền vay đi vào các khoản chi không liên quan hoạt động kinh doanh thì phần lãi vay tương ứng dễ phát sinh rủi ro khi quyết toán.

2. Hồ sơ, chứng từ cần đủ và khớp

Bộ hồ sơ vay vốn cần đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ. Các giấy tờ tối thiểu cần có:

• Hợp đồng tín dụng
• Khế ước nhận nợ
• Chứng từ trả lãi
• Sao kê ngân hàng
• Hồ sơ thế chấp
• Chứng từ kế toán liên quan

Nhiều trường hợp hồ sơ vay có đủ nhưng chứng từ sử dụng vốn và chứng từ trả lãi lại không khớp nhau. Vì vậy, cần đảm bảo tính liên kết giữa các chứng từ.

3. Lưu ý về thanh toán và các khoản dễ bị loại

• Nếu khoản chi thuộc diện cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp cần lưu đúng chứng từ theo quy định.
• Nếu phát sinh lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn thì phần lãi tương ứng đó không được trừ.
• Nếu không chứng minh được khoản vay phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc hồ sơ không hợp pháp thì chi phí lãi vay có thể không được chấp nhận, dù tài sản thế chấp là của Giám đốc hay của công ty.

Lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào hợp đồng tín dụng mà quên kiểm tra tiến độ góp vốn điều lệ. Nếu hồ sơ vốn góp chưa hoàn chỉnh, phần lãi vay tương ứng có thể bị loại.

IV. Trường hợp cần xét thêm khống chế chi phí lãi vay

1. Không áp dụng khống chế 150% trong trường hợp vay ngân hàng

Nếu khoản vay là từ ngân hàng/tổ chức tín dụng thì không áp dụng giới hạn 150% lãi suất cơ bản vốn dùng để xem xét với khoản vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế.

2. Có giao dịch liên kết thì xét thêm mức 30% EBITDA

Nếu doanh nghiệp có quan hệ liên kết thuộc phạm vi điều chỉnh, thì chi phí lãi vay không chỉ dừng ở điều kiện chi phí được trừ thông thường. Khi đó, tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ được trừ không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay thuần cộng chi phí khấu hao phát sinh trong kỳ.

Nhiều kế toán có thể chưa chú ý đến giới hạn này vì nghĩ vay ngân hàng là được trừ toàn bộ. Nếu thuộc trường hợp giao dịch liên kết thì cần tính toán theo quy định.

Ví dụ minh họa và giải thích các thành phần

Ví dụ: Trong kỳ, giả sử: tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = 1.000.000.000 đ; chi phí lãi vay thuần (lãi vay phát sinh trong kỳ sau khi trừ lãi tiền gửi, lãi cho vay) = 400.000.000 đ; chi phí khấu hao phát sinh trong kỳ = 100.000.000 đ. Khi đó, cơ sở để tính 30% là: 1.000.000.000 + 400.000.000 + 100.000.000 = 1.500.000.000 đ; 30% của cơ sở này = 450.000.000 đ. Do đó, phần chi phí lãi vay được trừ tối đa là 450.000.000 đ. Nếu chi phí lãi vay thuần thực tế là 400.000.000 đ thì được trừ toàn bộ; nếu là 500.000.000 đ thì chỉ được trừ 450.000.000 đ.

Giải thích các thành phần:

• Tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: lợi nhuận thuần tính trước lãi vay và khấu hao trong kỳ theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Chi phí lãi vay thuần: tổng chi phí lãi vay phát sinh trong kỳ sau khi đã trừ các khoản lãi thu từ tiền gửi, cho vay (nếu có).
• Chi phí khấu hao: tổng chi phí khấu hao TSCĐ được hạch toán trong kỳ.

Lưu ý quan trọng

Nếu chỉ có việc Giám đốc đem tài sản cá nhân đi bảo đảm cho khoản vay của công ty thì không nên tự suy ra đây là giao dịch vay giữa cá nhân và doanh nghiệp. Cần tách rõ quan hệ bảo đảm với quan hệ cho vay để hồ sơ và cách kê khai không bị sai bản chất.

Về hồ sơ pháp lý của tài sản bảo đảm, nếu nhà riêng của Giám đốc là bất động sản thuộc sở hữu cá nhân thì giao dịch thế chấp cần tuân theo quy định dân sự; hợp đồng thế chấp bất động sản được xác lập thì thực hiện công chứng theo quy định, và nếu thuộc trường hợp phải đăng ký biện pháp bảo đảm thì nên hoàn thiện đăng ký để bộ hồ sơ vay vốn chặt chẽ hơn.