Đã trả tiền hàng nhưng nhà cung cấp không chịu xuất hóa đơn thì phải làm sao?

I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bên bán có nghĩa vụ lập hóa đơn giao cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.

II. Thời điểm cần xuất hóa đơn và lý do cần xử lý kịp thời

1. Trường hợp bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa. Doanh nghiệp cần chú ý đối chiếu thời điểm giao hàng với thời điểm lập hóa đơn, tránh sai lệch hồ sơ khi giải trình.

2. Trường hợp cung cấp dịch vụ

Nếu có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Riêng khoản đặt cọc hoặc tạm ứng thuộc trường hợp chưa phải lập hóa đơn ngay thì cần tách riêng, không áp dụng giống khoản thanh toán dịch vụ thông thường. Hãy rà soát đồng bộ chứng từ chuyển khoản và hồ sơ dịch vụ.

Ví dụ minh họa

Một doanh nghiệp mua dịch vụ, đã chuyển khoản thanh toán đủ nhưng nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn GTGT. Giao dịch thực tế đã phát sinh, nhưng bên mua chưa có cơ sở hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

III. Hồ sơ nên giữ và trình tự làm việc với cơ quan thuế

1. Chứng cứ nên chuẩn bị

• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
• Phiếu giao hàng
• Biên bản nghiệm thu
• Chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu thu
• Tin nhắn, email yêu cầu xuất hóa đơn
• Tài liệu thể hiện bên bán đã nhận tiền hoặc đã giao hàng, cung cấp dịch vụ

Việc lưu đầy đủ các chứng cứ trên giúp chứng minh giao dịch thực tế đã hoàn thành, tránh vướng mắc khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

2. Trình tự xử lý nên làm

1. Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn bằng văn bản hoặc phương thức có lưu vết.
2. Nếu vẫn không được đáp ứng, gửi đơn kèm chứng cứ tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhà cung cấp để đề nghị kiểm tra hành vi không lập hóa đơn.
3. Có thể cân nhắc thêm các kênh hỗ trợ khác như Hội Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng hoặc cơ quan quản lý thị trường tùy tính chất vụ việc, nhưng về nghĩa vụ hóa đơn thì cơ quan thuế vẫn là đầu mối ưu tiên.

Lưu ý quan trọng

Không có mẫu riêng bắt buộc dành riêng cho việc phản ánh hành vi không xuất hóa đơn. Người gửi đơn có thể sử dụng mẫu đơn khiếu nại hoặc đơn tố cáo chung theo quy định về khiếu nại, tố cáo.

IV. Rủi ro thực tế và khung xử phạt cần lưu ý

Nếu thiếu hóa đơn hợp pháp, bên mua sẽ không có cơ sở để khấu trừ GTGT đầu vào; đồng thời có thể phát sinh rủi ro về chi phí hợp lệ nếu hồ sơ không đầy đủ. Hóa đơn và hồ sơ giao dịch đi kèm là những chứng từ đầu tiên được kiểm tra khi thanh tra.

Cần lưu ý: hành vi không lập hóa đơn được xử phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm; trường hợp không lập hóa đơn từ 50 số hóa đơn trở lên thì mức phạt từ 60 triệu đồng đến 80 triệu đồng. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.

• Có trường hợp bị cảnh cáo đối với một số vi phạm thuộc nhóm số lượng rất ít và có điều kiện cụ thể.
• Có mức phạt từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng đối với một số trường hợp số lượng rất ít.
• Số lượng hóa đơn vi phạm tăng thì mức phạt tăng tương ứng.

Cần tránh gộp toàn bộ hành vi vào một mức phạt duy nhất. Khi áp dụng, phải đối chiếu đúng số lượng hóa đơn vi phạm và thời điểm để xác định khung chính xác.

Lưu ý quan trọng

Nếu phát sinh thiệt hại thực tế như không được hạch toán chi phí hợp lệ, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc có thiệt hại dân sự khác, có thể xem xét yêu cầu bồi thường theo quy định dân sự.