Hàng hóa gia công xuất khẩu bị hủy đơn hàng thì có phải kê khai điều chỉnh thuế GTGT không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh là ngay tại thời điểm hai bên thống nhất hủy đơn hàng.

II. Xử lý theo từng trường hợp

1. Hàng chưa xuất khẩu thực tế hoặc chưa thông quan

Nếu đơn hàng gia công xuất khẩu bị hủy khi hàng chưa xuất khẩu thực tế, doanh nghiệp không còn căn cứ để tiếp tục áp dụng thuế suất GTGT 0% cho lô hàng đó. Việc hủy đơn hàng cần có hồ sơ chặt chẽ, đặc biệt về thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh.

1. Lập văn bản thỏa thuận/biên bản hủy với đối tác.
2. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định về xử lý hóa đơn sai sót.
3. Kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và nghĩa vụ thuế liên quan tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
4. Rà soát việc khấu trừ/hoàn thuế GTGT đầu vào của lô hàng vì không còn căn cứ xuất khẩu thực tế.

Nếu hàng sau đó chuyển sang tiêu thụ nội địa thì xử lý nghĩa vụ thuế theo giao dịch nội địa tương ứng. Doanh nghiệp cần lưu ý xử lý cả thuế đầu vào và đầu ra nội địa nếu hàng chuyển sang tiêu thụ nội địa.

2. Hàng đã xuất khẩu nhưng bị hủy hoặc bị trả lại, phải tái nhập

Nếu hàng gia công đã xuất khẩu ra nước ngoài nhưng sau đó bị hủy đơn, bị trả lại hoặc phải tái nhập, cần tách riêng thành 2 lớp xử lý để tránh kê khai thiếu.

• Lớp 1: Hóa đơn và kê khai của giao dịch xuất khẩu ban đầu
  Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và kê khai điều chỉnh theo quy định.
• Lớp 2: Hàng quay trở lại Việt Nam
  Thực hiện thủ tục hải quan tái nhập và xử lý thuế GTGT tại khâu nhập khẩu theo quy định áp dụng từ 01/07/2025.

Nếu chỉ xử lý hóa đơn xuất khẩu mà quên nghĩa vụ thuế khi tái nhập, doanh nghiệp có thể bị truy thu.

III. Hồ sơ, thời điểm kê khai và lỗi hay vướng

1. Hồ sơ nên lưu đầy đủ

• Văn bản thỏa thuận/biên bản hủy
• Hóa đơn gốc
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
• Chứng từ hải quan liên quan
• Chứng từ tái nhập hoặc chứng từ xử lý hàng hóa

Khi thanh tra, hồ sơ hủy đơn và sự liên kết giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh là nội dung được kiểm tra. Thiếu biên bản hủy hoặc không có liên kết sẽ khó giải trình.

2. Thời điểm lập hóa đơn và kê khai

Khi hủy đơn hàng gia công xuất khẩu, doanh nghiệp xử lý hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 đã được sửa đổi. Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh là ngay khi hai bên thống nhất hủy đơn hàng.

Với hóa đơn xuất khẩu gốc, thời điểm lập do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan, nếu hàng đã thông quan.

Doanh nghiệp kê khai điều chỉnh tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Nhiều đơn vị thường kê khai lùi về kỳ gốc, dẫn đến sai.

3. Mức phạt nếu xử lý chậm hoặc sai thời điểm

Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, trong đó có chậm lập hóa đơn điều chỉnh, có thể bị xử phạt theo khung xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng, tùy số lượng hóa đơn và tính chất vi phạm.

Ví dụ thực tế

Công ty A xuất khẩu lô hàng trị giá 1 tỷ đồng, đã xuất hóa đơn GTGT 0% vào tháng 5/2024. Tháng 6/2024, đối tác hủy đơn. Công ty lập biên bản hủy, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm 1 tỷ đồng doanh thu xuất khẩu. Trên tờ khai thuế tháng 6/2024, doanh nghiệp kê khai giảm doanh thu xuất khẩu tương ứng và rà soát lại số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ cho lô hàng này.

Lưu ý quan trọng

• Cần có biên bản thỏa thuận hủy với đối tác.
• Lập hóa đơn điều chỉnh ngay tại thời điểm hai bên thống nhất hủy đơn hàng.
• Kê khai đúng kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Rà soát phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ hoặc hoàn của lô hàng.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ để giải trình khi cần.

Để tránh sai kỳ kê khai và giảm rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp cần kiểm tra ba điểm: tình trạng thực tế của hàng, thời điểm hủy đơn và bộ hồ sơ đi kèm hóa đơn điều chỉnh.