Một công ty (TNHH, Cổ phần) có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Điểm mấu chốt: Có nhiều người đại diện theo pháp luật là được, nhưng nếu Điều lệ ghi không rõ, mỗi người đều có thể đại diện đầy đủ trước bên thứ ba.

II. Khi công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật

1. Quyền và nghĩa vụ của từng người

Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty cần quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng người. Thông thường, doanh nghiệp chỉ ghi chức danh mà không ghi rõ phạm vi ký kết, dẫn đến rủi ro trong giao dịch.

Nếu Điều lệ chưa quy định rõ việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người, thì mỗi người đại diện theo pháp luật đều được xem là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Vì vậy, cần soạn Điều lệ chi tiết, tránh chung chung.

2. Trách nhiệm liên đới và trách nhiệm cá nhân

Trong trường hợp nêu trên, tất cả người đại diện theo pháp luật có thể phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp còn chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm của mình. Có quan niệm cho rằng nhiều người đại diện thì trách nhiệm tự động tách riêng, nhưng thực tế còn phụ thuộc vào nội dung Điều lệ và cách phân quyền.

Ví dụ thực tế

Nhiều công ty TNHH và công ty cổ phần áp dụng mô hình có từ 2 người đại diện theo pháp luật trở lên để bảo đảm hoạt động liên tục khi một người vắng mặt. Thường gặp là mô hình Chủ tịch HĐTV/HĐQT kiêm Giám đốc và thêm một Phó Giám đốc hoặc thành viên khác. Điều lệ công ty sẽ quy định rõ thẩm quyền, ví dụ một người ký hợp đồng dưới mức X, người còn lại ký ở mức cao hơn.

III. Yêu cầu cư trú tại Việt Nam và thủ tục cần lưu ý

1. Yêu cầu cư trú tại Việt Nam

Doanh nghiệp cần luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Việc duy trì người đại diện cư trú tại Việt Nam thường được thanh tra lưu ý, đặc biệt với doanh nghiệp có yếu tố quản lý từ xa.

2. Trường hợp xuất cảnh và đăng ký thay đổi

Nếu doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, khi người này xuất cảnh khỏi Việt Nam thì cần ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Khi bổ sung hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra thông tin người đại diện, chức danh và hồ sơ thay đổi có đồng bộ với Điều lệ hay không.

Mức phạt: Hành vi không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Lưu ý quan trọng

• Không nên hiểu cứng nhắc rằng công ty cổ phần có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì mặc nhiên luôn là Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc.
• Việc xác định có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật và là những chức danh nào trước hết vẫn bám theo Điều lệ công ty và quy định pháp luật hiện hành.
• Không nên gộp chung hoặc suy diễn bảng mức phạt nếu từng hành vi có điều kiện áp dụng khác nhau.
• Cần tránh: không quy định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người trong Điều lệ; không cập nhật đăng ký doanh nghiệp đầy đủ; phân công mâu thuẫn gây tranh chấp nội bộ hoặc rủi ro giao dịch; và không duy trì ít nhất 1 người cư trú tại Việt Nam.