Có cần lập sổ sách kế toán khi kinh doanh online không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc quan trọng: đến hết 31/12/2025 áp dụng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC; từ 01/01/2026 chuyển sang Thông tư 152/2025/TT-BTC.

II. Khi nào cần ghi sổ và ghi đến mức nào?

1. Theo thời điểm áp dụng

• Đến hết 31/12/2025: lập và ghi sổ kế toán chỉ áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai – đúng như quy định hiện hành.
• Từ 01/01/2026: nghĩa vụ ghi sổ thay đổi theo doanh thu, phân tầng, và ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng mức thuế suất.
• Nếu thuộc diện chuyển sang tự khai, tự nộp thuế (theo lộ trình bãi bỏ thuế khoán) thì cần theo dõi sổ theo hướng dẫn mới – đừng nghĩ rằng nhiều trường hợp được miễn hoàn toàn.

2. Theo đối tượng và mức doanh thu

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần lập và ghi sổ kế toán theo quy định.
• Bán hàng qua sàn TMĐT hay nền tảng số vẫn phải tách và theo dõi doanh thu, chứng từ, số thuế liên quan.
• Theo hướng dẫn áp dụng từ 01/01/2026:

Ví dụ thực tế

Ví dụ: hộ bán hàng trên Shopee hoặc Lazada vẫn cần theo dõi doanh thu từ sàn, số tiền thực nhận sau phí, khoản thuế bị khấu trừ (nếu có), rồi đối chiếu với sao kê ngân hàng và lịch sử giao dịch ví điện tử. Nhiều người chỉ nhìn số tiền về tài khoản mà quên tách phí sàn – phần dễ bỏ sót.

III. Cần theo dõi những sổ sách và chứng từ nào?

1. Các loại sổ thường gặp

• Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các mẫu sổ gồm: sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; sổ chi phí sản xuất kinh doanh; sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế; sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng; sổ theo dõi thanh toán lương và các khoản thu nhập của người lao động.
• Với kinh doanh online, cần theo dõi thêm dữ liệu đơn hàng từ nền tảng/sàn, số tiền thực nhận sau phí, khoản thuế bị khấu trừ và chứng từ liên quan.
• Từ 01/01/2026, mẫu sổ được thiết kế theo nhóm doanh thu, gồm cả nhóm sổ đơn giản cho doanh thu thấp và nhóm sổ đầy đủ hơn cho doanh thu cao.

2. Nguyên tắc ghi sổ và lưu trữ

• Việc ghi sổ cần căn cứ vào chứng từ kế toán.
• Cần mở sổ, ghi chép trong kỳ và khóa sổ theo kỳ kế toán năm theo quy định tương ứng.
• Có thể ghi bằng phương tiện điện tử nếu đáp ứng yêu cầu tra cứu, đối chiếu và lưu trữ.
• Hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán có thể lưu trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy.
• Sổ sách và chứng từ cần lưu trữ theo thời hạn của Luật Kế toán 2015.

Lưu ý quan trọng

Cơ quan thuế rất chú trọng đối chiếu giữa doanh thu trên sàn, sao kê ngân hàng và số đã ghi sổ. Nhiều người kinh doanh online vẫn mắc lỗi đơn giản: có dữ liệu bán hàng nhưng không lưu chứng từ điện tử hợp lệ để chứng minh.

IV. Lưu ý khi bán online và rủi ro nếu không theo dõi sổ sách

• Từ 01/06/2025, một số hộ, cá nhân kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – nhất là khi đạt ngưỡng doanh thu hoặc thuộc ngành nghề quản lý đặc thù.
• Bán trên sàn TMĐT: sàn có thể khấu trừ, kê khai hoặc cung cấp dữ liệu thuế, nhưng người bán vẫn cần tự theo dõi số liệu để đối chiếu.
• Không nên hiểu dữ liệu từ Shopee, TikTok Shop, Facebook hoặc ngân hàng sẽ tự động thay thế toàn bộ sổ kế toán.
• Cần lưu sao kê ngân hàng, lịch sử giao dịch ví điện tử, doanh thu từ sàn TMĐT và ghi chép theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ.
• Các lỗi thường gặp: không ghi đầy đủ doanh thu theo nhóm ngành nghề; nhầm tưởng dữ liệu sàn thay thế được sổ sách; không thông báo tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế; không lưu trữ chứng từ điện tử hợp lệ.

Không nên gộp tất cả trường hợp thành một mức phạt cố định. Mức xử phạt phụ thuộc đúng vào hành vi vi phạm thực tế.

Nếu bạn kinh doanh online, cách an toàn là theo dõi doanh thu và chứng từ ngay từ đầu, thay vì chờ thanh tra mới rà lại. Thuận Thiên thường gặp trường hợp số liệu trên sàn khớp với tiền về tài khoản nhưng lại lệch ở phí, thuế khấu trừ và nhóm ngành nghề – dễ sai.