Không lưu trữ sổ sách kế toán đúng quy định có bị phạt?

I. Bảng tra cứu nhanh mức xử phạt

Điểm cần chú ý: Mức phạt nêu trên là theo từng hành vi được trích từ quy định xử phạt. Khi áp dụng thực tế, cần xem xét nguyên tắc xử phạt đối với tổ chức và cá nhân theo nghị định hiện hành.

Ví dụ thực tế

Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là sổ kế toán, chứng từ gốc và hồ sơ lưu trữ đã đầy đủ chưa. Nếu hồ sơ có nhưng rời rạc, thất lạc theo từng năm hoặc không có bằng chứng bảo quản, doanh nghiệp dễ bị xử phạt theo đúng hành vi tương ứng.

II. Thời hạn lưu trữ và trách nhiệm cần nắm

Nhiều đơn vị chỉ quan tâm đến việc có hồ sơ hay không mà quên mốc thời gian lưu trữ. Đơn vị kế toán phải bảo quản tài liệu kế toán đầy đủ, an toàn trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ.

Tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Lưu ý quan trọng

Nhiều doanh nghiệp gộp chung các loại hồ sơ vào một mốc lưu trữ. Thời hạn lưu trữ được quy định riêng theo từng nhóm tài liệu, không nên áp dụng chung cho toàn bộ hồ sơ.

III. Một số điểm dễ nhầm khi áp dụng

1. Hành vi vi phạm được tách theo từng lỗi cụ thể

Không phải cứ “lưu trữ sai” là áp một mức phạt chung. Mỗi hành vi vi phạm có khung xử phạt riêng: đưa vào lưu trữ chậm, lưu không đầy đủ, bảo quản không an toàn hay hủy tài liệu trước thời hạn.

2. Có cập nhật sửa đổi nhưng không làm thay đổi phần cốt lõi đang áp dụng trong bài này

Nội dung về hành vi vi phạm lưu trữ và khung phạt cơ bản vẫn được áp dụng. Các nghị định sửa đổi, bổ sung không thay đổi cốt lõi các hành vi lưu trữ nêu trên.

3. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ phòng, chống rửa tiền là nhóm nghĩa vụ riêng

Đối với hoạt động dịch vụ kế toán, còn có nhóm nghĩa vụ lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo liên quan đến phòng, chống rửa tiền ít nhất 05 năm kể từ ngày kết thúc giao dịch hoặc ngày đóng tài khoản hoặc ngày báo cáo. Đây là bối cảnh pháp lý bổ sung, không đồng nhất với vi phạm lưu trữ sổ sách kế toán thông thường.

Lưu ý quan trọng

Khi rà soát hồ sơ nội bộ, cần kiểm tra riêng từng nhóm: sổ kế toán, chứng từ, báo cáo tài chính và hồ sơ liên quan. Đây là điểm dễ bị xử phạt nếu hồ sơ có tồn tại nhưng không chứng minh được việc lưu trữ đúng quy định.