Có được huỷ hoá đơn điện tử không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ: từ ngày 01/06/2025, cơ chế hủy hóa đơn điện tử do sai sót thông thường không còn áp dụng như trước.

II. Khi nào được hủy, khi nào không

1. Trường hợp còn được hủy

• Trước ngày 01/06/2025: hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót.
• Trường hợp ngoại lệ vẫn còn áp dụng: đã lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước trong hoạt động cung cấp dịch vụ nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

2. Trường hợp không xử lý theo hướng hủy

Từ ngày 01/06/2025, nếu hóa đơn đã lập có sai sót thì doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này: cứ nghĩ sai là hủy. Thực tế, hướng xử lý được chuyển sang:

• Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai: người bán thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn; sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót với cơ quan thuế khi cần.
• Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa/dịch vụ hoặc nội dung quan trọng khác: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Điểm cần phân biệt: hủy hóa đơn điện tử là cơ chế xử lý trong một số tình huống pháp lý cụ thể; còn tiêu hủy hóa đơn là xử lý hóa đơn không tiếp tục sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng.

III. Cách xử lý sai sót theo từng giai đoạn

1. Trước ngày 01/06/2025

1. Thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
2. Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế theo quy định cũ.

2. Từ ngày 01/06/2025

• Sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế: thông báo cho người mua, dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót với cơ quan thuế.
• Sai các nội dung quan trọng khác: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế.
• Theo dữ kiện xử lý sai sót, các bên có biên bản thỏa thuận điều chỉnh/thay thế. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì chỉ sửa trên phần mềm mà thiếu hồ sơ đi kèm.

Ví dụ thực tế

Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng, bạn cần chú ý ở chỗ này: không nhất thiết lập hóa đơn mới. Ngược lại, nếu sai số tiền hoặc thuế suất thì cần chuyển sang điều chỉnh hoặc thay thế, không nên xử lý theo thói quen hủy như trước.

IV. Lưu ý dễ sai và mốc phạt cần nhớ

Trong thực tế, cơ quan thuế thường soi rất kỹ việc doanh nghiệp nhầm giữa hủy và tiêu hủy. Phần này hay bị bỏ sót khi rà soát hồ sơ nội bộ.

Lưu ý quan trọng

• Không hủy hóa đơn điện tử tùy tiện ngoài các trường hợp luật cho phép.
• Từ thời điểm quy định mới áp dụng, sai sót thông thường đi theo hướng điều chỉnh/thay thế, không đi theo hướng hủy.
• Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra lại đủ 3 phần khi xử lý sai sót: loại sai sót, mốc thời gian áp dụng và hồ sơ kèm theo như Mẫu 04/SS-HĐĐT hoặc biên bản thỏa thuận.