Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu?

I. Bảng tra cứu nhanh

Hệ thống công khai hiện thường hỗ trợ tra cứu tại https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ mà không cần đăng nhập đầy đủ.

II. Cách tra cứu hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu

1. Tra cứu công khai không cần tài khoản

Đây là cách nhanh nhất khi cần kiểm tra ngay tình trạng hóa đơn. Bạn truy cập một trong các địa chỉ:

• https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
• https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Sau đó nhập đúng các thông tin của hóa đơn:

• Mã số thuế người bán
• Loại hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tổng tiền thanh toán
• Mã kiểm tra theo giao diện hệ thống

Lưu ý: ký hiệu hóa đơn cần nhập đúng theo quy định hiện hành về mẫu số, ký hiệu hóa đơn.

2. Tra cứu bằng tài khoản đăng nhập

Với trường hợp cần xem hóa đơn mua vào hoặc bán ra theo quyền quản lý, bạn đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử để tra cứu. Cách này thường dùng nhiều hơn với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng hóa đơn nào cũng tra cứu công khai được. Trên thực tế, một số dữ liệu chỉ hiển thị khi tài khoản có quyền phù hợp, và thời gian tra cứu có thể bị giới hạn theo cấu hình hệ thống, thường khoảng 30 – 31 ngày gần nhất.

Với hóa đơn điện tử không có mã, trên hệ thống có thể hiển thị trạng thái như “Tổng cục Thuế đã nhận không mã”.

III. Kết quả tra cứu và lỗi hay gặp

1. Dấu hiệu tra cứu thành công

Khi nhập đúng thông tin, hệ thống có thể hiển thị:

• “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”
• Trạng thái “Đã cấp mã”

2. Dấu hiệu tra cứu chưa đúng

Nếu hệ thống hiển thị “Không tồn tại hóa đơn”, thường rơi vào các trường hợp sau:

• Nhập sai mã số thuế người bán
• Nhập sai ký hiệu hóa đơn
• Nhập sai loại hóa đơn
• Nhập sai số hóa đơn
• Nhập sai tổng tiền thanh toán
• Nhập sai mã captcha hoặc mật khẩu
• Hóa đơn chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế

Ví dụ thực tế

Bạn tra cứu tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html, nhập đúng các thông tin. Nếu hệ thống báo “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp” và trạng thái “Đã cấp mã” thì tra cứu thành công. Ngược lại, nếu báo “Không tồn tại hóa đơn”, hãy kiểm tra lại từng trường dữ liệu hoặc chờ thêm nếu hóa đơn chưa được gửi.

Lưu ý quan trọng

• Người mua có quyền tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán.
• Hóa đơn điện tử cần được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử và luôn sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Phạm vi áp dụng gồm hóa đơn điện tử có mã, không có mã và trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; tuy nhiên hóa đơn từ máy tính tiền có thể có giao diện tra cứu riêng trên hệ thống.
• Nếu tra cứu không ra kết quả, Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra lại đúng dữ liệu trên hóa đơn gốc trước khi xử lý theo hướng hệ thống lỗi.