Khi nào hộ kinh doanh phải sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế?

Mốc cần nhớ: dùng mã số thuế đến hết 30/06/2025; chuyển sang dùng số định danh cá nhân từ 01/07/2025.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Khi nào bắt đầu dùng số định danh cá nhân?

Từ ngày 01/07/2025, hộ kinh doanh dùng số định danh cá nhân của người đại diện thay cho mã số thuế trong kê khai, nộp thuế, hóa đơn và các giao dịch thuế khác.

Không cần đổi ngay mọi giấy tờ cùng lúc. Các hồ sơ đã lập theo mã số thuế cũ trước thời điểm này vẫn được công nhận hợp lệ.

1. Trường hợp được chuyển tự động

Nếu thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh đã khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, việc chuyển sang số định danh cá nhân được thực hiện tự động, không phát sinh thủ tục riêng. Việc tự động chuyển đổi phụ thuộc vào dữ liệu đã khớp đúng, không chỉ là có căn cước công dân.

2. Trường hợp chưa khớp thông tin

Nếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc thông tin nhận diện khác chưa khớp hoặc chưa đầy đủ, cơ quan thuế cập nhật mã số thuế sang trạng thái 10: “Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Khi đó, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để bảo đảm dữ liệu khớp đúng trước khi sử dụng số định danh cá nhân.

III. Các tình huống dễ gặp khi áp dụng

1. Hóa đơn, kê khai và chứng từ thuế

Từ thời điểm chuyển đổi, số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế trên hóa đơn, hồ sơ kê khai, chứng từ nộp thuế và các giao dịch thuế khác. Nhiều hộ kinh doanh vẫn dùng lẫn mã số thuế cũ cho hồ sơ phát sinh sau ngày chuyển đổi, dù dữ liệu đã được cập nhật.

2. Địa điểm kinh doanh và mã số thuế cũ

Nếu hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh, sẽ không cấp mã số thuế riêng cho địa điểm kinh doanh; thay vào đó sử dụng số định danh cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh. Trường hợp một cá nhân trước đây có nhiều mã số thuế theo cơ chế cũ, dữ liệu sẽ được quản lý thống nhất theo số định danh cá nhân sau khi chuyển đổi.

3. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Việc cơ quan thuế chuyển sang dùng số định danh cá nhân không có nghĩa là hộ kinh doanh phải sửa đổi ngay Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Nếu không có nhu cầu thay đổi nội dung đăng ký, vẫn có thể tiếp tục hoạt động theo giấy tờ đã cấp. Nếu chủ động thay đổi nội dung đăng ký, thực hiện theo quy định về đăng ký hộ kinh doanh.

Ví dụ thực tế: Một hộ kinh doanh đã khớp đầy đủ thông tin với dữ liệu dân cư thì từ ngày 01/07/2025 có thể dùng số định danh cá nhân trong giao dịch thuế mà không cần nộp hồ sơ chuyển đổi riêng. Ngược lại, nếu thông tin bị sai ngày sinh hoặc thiếu số định danh cá nhân, mã số thuế có thể ở trạng thái 10 và cần cập nhật thông tin đăng ký thuế.

IV. Hồ sơ cập nhật khi thông tin chưa khớp và rủi ro cần tránh

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Khi thông tin chưa khớp dữ liệu dân cư, hộ kinh doanh sử dụng Mẫu số 08-MST để điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế. Hồ sơ gồm:

• Tờ khai 08-MST
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu có thay đổi

Cơ quan thuế xử lý trong khoảng 02-03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Lưu ý: nếu hồ sơ nộp nhưng dữ liệu cá nhân chưa khớp hoàn toàn, mã số thuế vẫn ở trạng thái 10.

2. Mức xử phạt liên quan

Không có mức phạt riêng chỉ vì không chuyển đổi sang số định danh cá nhân. Tuy nhiên, nếu chậm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế thì có thể bị xử phạt theo quy định về vi phạm thời hạn cập nhật thông tin đăng ký thuế.

Lưu ý quan trọng:

• Không có thời hạn cố định riêng cho việc cập nhật trạng thái 10, nhưng nên chủ động xử lý trước khi sử dụng số định danh cá nhân để tránh ảnh hưởng giao dịch thuế.
• Có thể tra cứu tình trạng mã số thuế hoặc số định danh qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế và nền tảng số công.
• Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh và số định danh cá nhân vì dữ liệu phải khớp chính xác.