Làm thế nào để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

I. Bảng tra cứu nhanh

Điểm cần nhớ: Khi lập đăng ký, người nộp thuế cần chọn đúng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

II. Cách đăng ký và quy trình xử lý

1. Cách đăng ký theo từng trường hợp

• Lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử: thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
• Đã đăng ký hóa đơn điện tử trước đó: nếu nay đăng ký thêm hoặc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, thực hiện thay đổi thông tin đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

2. Trình tự xử lý hồ sơ

1. Người nộp thuế lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và lựa chọn đúng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
2. Gửi hồ sơ qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế trong trường hợp được thực hiện trực tiếp.
3. Hệ thống gửi thông báo tiếp nhận điện tử.
4. Cơ quan thuế đối chiếu thông tin đăng ký; có thể xác nhận qua phương thức điện tử như email hoặc số điện thoại. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ thông tin liên hệ và hình thức hóa đơn đã chọn.
5. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử thông thường, nay muốn chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại cửa hàng bán lẻ thì không đăng ký mới từ đầu, mà thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Một lỗi phổ biến là chọn nhầm loại hóa đơn, dẫn đến hồ sơ bị từ chối dù thông tin doanh nghiệp không sai.

III. Đối tượng áp dụng, điều kiện kỹ thuật và hồ sơ

1. Đối tượng áp dụng

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện theo quy định của pháp luật quản lý thuế có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên trong các trường hợp luật định.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí và các lĩnh vực tương tự theo quy định.

Các đối tượng này sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Quy định sửa đổi có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

2. Điều kiện kỹ thuật và hồ sơ thường dùng

• Máy tính tiền và phần mềm bán hàng cần đáp ứng yêu cầu kết nối, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định kỹ thuật hiện hành.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được chuyển cho cơ quan thuế ngay trong ngày phát sinh.
• Từ ngày 01/06/2025, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số.
• Hồ sơ chủ yếu là Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Tùy trường hợp có thể kèm hóa đơn mẫu hoặc tài liệu chứng minh điều kiện kỹ thuật qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp trên cổng thuế.

Lưu ý quan trọng

Kiểm tra khả năng kết nối dữ liệu của máy tính tiền và phần mềm bán hàng trước khi gửi đăng ký. Nếu hệ thống không đáp ứng điều kiện kỹ thuật, khi đưa vào sử dụng vẫn phát sinh vướng mắc.

IV. Mốc thời gian và rủi ro dễ gặp

Mốc quan trọng: Chậm nhất ngày 30/5/2025 cần hoàn thành đăng ký để đảm bảo áp dụng từ ngày 01/6/2025.

Khi chuẩn bị hồ sơ, cần rà soát lại mẫu đăng ký, hình thức hóa đơn đã chọn và kênh nộp hồ sơ trước khi gửi. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp thường gặp, nhất là khi chuyển từ hóa đơn điện tử đang dùng sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.