Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch chuyển khoản không?

Nếu tiền chuyển khoản là tiền mua hàng, tiền trả dịch vụ thì khi thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, hình thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản không làm thay đổi nghĩa vụ xuất hóa đơn. Ngược lại, nếu là tiền vay mượn, đặt cọc, hoàn trả hoặc chuyển nội bộ thì việc chuyển khoản không tự phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn. Cần kiểm tra bản chất giao dịch trước, vì cơ quan thuế thường soi kỹ sao kê ngân hàng khi đối chiếu doanh thu.

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc dễ nhớ: ngưỡng 01 tỷ đồng/năm dùng để xác định diện áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh; không nên nhầm với ngưỡng 500 triệu đồng/năm là dữ kiện thuộc chính sách thuế khác.

II. Khi nào giao dịch chuyển khoản cần lập hóa đơn?

1. Trường hợp là tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Nếu khoản tiền chuyển khoản là tiền khách thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ, thì khi giao dịch thuộc diện phải lập hóa đơn, vẫn lập hóa đơn bình thường. Nghĩa vụ xuất hóa đơn gắn với hoạt động bán hàng, không gắn riêng với cách khách trả tiền.

Ở các hộ bán hàng online, thường có trường hợp khách chuyển khoản trước, giao hàng sau hoặc giao hàng rồi mới nhận tiền. Tuy vậy, thời điểm lập hóa đơn vẫn xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

2. Trường hợp không phải tiền bán hàng, dịch vụ

Nếu tiền vào tài khoản là khoản vay, tiền đặt cọc, tiền hoàn trả, tiền chuyển nội bộ hoặc khoản có bản chất khác với doanh thu bán hàng, thì không nên tự động xem đó là giao dịch phải xuất hóa đơn. Sao kê có tiền vào nhưng chứng từ đi kèm không rõ nội dung thì lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên.

Ví dụ thực tế

Khách chuyển khoản thanh toán tiền mua hàng: hộ kinh doanh vẫn lập hóa đơn theo cơ chế đang áp dụng. Ngược lại, chủ hộ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân này sang tài khoản khác để bổ sung vốn lưu động không phải là doanh thu bán hàng chỉ vì có giao dịch chuyển khoản.

III. Phân biệt theo ngưỡng doanh thu của hộ kinh doanh

1. Từ 01 tỷ đồng trở lên

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên thì áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập cho giao dịch phát sinh, kể cả khi khách thanh toán bằng chuyển khoản với số tiền nhỏ hay lớn.

2. Từ 01 tỷ đồng trở xuống

Trường hợp doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống, hộ kinh doanh không thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử theo ngưỡng doanh thu này. Tuy nhiên, không nên hiểu thành không bao giờ phải có hóa đơn. Nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu thì được đăng ký sử dụng; hoặc khi cần giao hóa đơn cho khách, có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Lưu ý quan trọng

• Không nhầm ngưỡng 500 triệu đồng/năm với ngưỡng 01 tỷ đồng/năm.
• Ngưỡng 500 triệu đồng/năm có quy định riêng về thuế GTGT và thuế TNCN trong một số trường hợp, nhưng không thay thế ngưỡng 01 tỷ đồng/năm để xác định diện áp dụng hóa đơn điện tử.

IV. Sai lầm thường gặp và mức phạt cần lưu ý

• Cho rằng cứ chuyển khoản là không cần xuất hóa đơn, trong khi hình thức thanh toán không quyết định riêng nghĩa vụ lập hóa đơn.
• Chỉ xuất hóa đơn khi khách yêu cầu, dù giao dịch thuộc trường hợp cần lập hóa đơn.
• Dồn hóa đơn cuối ngày thay vì lập đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
• Hiểu sai hộ dưới ngưỡng doanh thu là không có trường hợp nào cần hóa đơn, dẫn đến thiếu hồ sơ khi khách là doanh nghiệp hoặc cần chứng từ.

Quy định xử phạt mới nêu rõ mức phạt được tính theo số lượng hóa đơn vi phạm; hộ kinh doanh áp dụng mức phạt dành cho cá nhân.

Khi rà lại các khoản tiền vào tài khoản ngân hàng, nên tách ngay từng nhóm: doanh thu bán hàng, đặt cọc, vay mượn, hoàn trả, chuyển nội bộ. Làm rõ từ đầu giúp hồ sơ về sau nhẹ hơn. Khi cần, Thuận Thiên có thể hỗ trợ bạn chuẩn lại cách đối chiếu sao kê với doanh thu để tránh lệch khi làm việc với cơ quan thuế.