Nếu doanh nghiệp thanh toán hóa đơn bằng nhiều hình thức không dùng tiền mặt (ví dụ: chuyển khoản và thẻ tín dụng), chứng từ nào cần lưu giữ?

Áp dụng từ 01/07/2025: với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, cơ sở kinh doanh cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ một số trường hợp đặc thù.

I. Bảng tra cứu nhanh hồ sơ cần giữ

Lưu ý: nếu hóa đơn thuộc ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mà có một phần thanh toán bằng tiền mặt, hoặc không chứng minh được chứng từ cho từng phần, thì hồ sơ có thể không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán.

II. Cách lưu chứng từ khi một hóa đơn có nhiều phương thức thanh toán

1. Phần thanh toán bằng chuyển khoản

Doanh nghiệp nên giữ đầy đủ chứng từ thể hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Thông tin tài khoản, ngày thanh toán và số tiền cần chính xác. Chỉ cần lệch một chi tiết nhỏ là khó đối chiếu với hóa đơn và hợp đồng.

2. Phần thanh toán bằng thẻ tín dụng

Với phần thanh toán bằng thẻ tín dụng, nên lưu biên lai thanh toán thẻ/POS, chứng từ chấp nhận thẻ, sao kê thẻ tín dụng hoặc sao kê ngân hàng phát hành thẻ thể hiện giao dịch thanh toán. Ưu tiên dùng thẻ mang tên doanh nghiệp để hồ sơ gọn nhẹ và thuận tiện chứng minh.

3. Trường hợp dùng thẻ tín dụng cá nhân theo ủy quyền

Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động dùng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán, hồ sơ nên được lưu tách riêng theo từng bước chứng minh giao dịch. Đặc biệt, chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt là mắt xích quan trọng cần có.

Ví dụ thực tế

Một hóa đơn được thanh toán một phần qua chuyển khoản và một phần qua thẻ tín dụng. Khi lưu hồ sơ, doanh nghiệp không nên chỉ giữ sao kê tổng cuối kỳ, mà nên tách rõ chứng từ của từng phương thức, sau đó kèm hóa đơn và tài liệu liên quan để chứng minh tổng số tiền đã thanh toán khớp đúng với giá trị trên hóa đơn.

III. Nguyên tắc đối chiếu để hồ sơ không bị hở

Khi kết hợp nhiều hình thức thanh toán cho cùng một hóa đơn, cần giữ nguyên cấu trúc từng phần thanh toán, không gộp chung. Nếu thanh toán nhiều đợt hoặc nhiều phương thức thì mỗi đợt, mỗi phương thức nên có chứng từ tương ứng.

• Lưu kèm hóa đơn.
• Lưu kèm hợp đồng, phụ lục nếu có.
• Có thể lưu thêm biên bản đối chiếu công nợ hoặc bảng tổng hợp thanh toán.
• Đối chiếu để chứng minh: từng khoản đã thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt; tổng các khoản thanh toán khớp với giá trị hóa đơn; không có phần thanh toán tiền mặt thuộc trường hợp bị loại.

Lưu ý quan trọng

Chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Dù tiền đã vào tài khoản bên bán, nhưng hình thức nộp tiền mặt không đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

IV. Ngoại lệ, thời hạn và rủi ro thường gặp

1. Các trường hợp đặc thù không bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định mới nhất, các trường hợp đặc thù gồm:

• Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần dưới 5 triệu đồng đã có VAT.
• Nhập khẩu quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền.
• Mua nông sản, phế liệu, hàng hóa của hộ kinh doanh trực tiếp.
• Thanh toán bù trừ công nợ theo hợp đồng có biên bản xác nhận.
• Mua trả chậm, trả góp có hợp đồng và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Ủy quyền cho người lao động thanh toán theo quy chế nội bộ rồi hoàn trả không dùng tiền mặt.
• Thanh toán qua Kho bạc Nhà nước theo quyết định cưỡng chế.

2. Thời hạn và mức phạt cần chú ý

Đối với mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần có theo hạn hợp đồng. Nếu không đáp ứng, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đã khấu trừ vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Để rà soát hồ sơ, cách an toàn nhất là kiểm tra theo từng hóa đơn: hóa đơn – hợp đồng – từng chứng từ thanh toán – bảng đối chiếu tổng tiền. Làm rõ chuỗi này sẽ thuận lợi khi giải trình.