Nếu doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng bằng hình thức chuyển khoản nhưng bên bán không xuất hóa đơn, chi phí này có được coi là hợp lệ không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Ngưỡng đáng lưu ý: theo quy định hiện hành, nhiều khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ. Nhưng điều kiện này vẫn đi song song với hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

II. Bản chất của vấn đề

Bản chất nằm ở chỗ điều kiện về hóa đơn/chứng từ hợp pháp và điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt là hai điều kiện độc lập. Doanh nghiệp hay nhầm ở đoạn này vì nghĩ rằng đã chuyển khoản thì hồ sơ an toàn. Thực tế không phải vậy.

• Điều kiện thứ nhất: có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Điều kiện thứ hai: nếu khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thì có thêm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nói ngắn gọn, chỉ có chuyển khoản mà không có hóa đơn thì hồ sơ vẫn thiếu phần quan trọng nhất. Khi thanh tra, bộ chứng từ đầu vào là thứ được hỏi đầu tiên, không chỉ riêng sao kê ngân hàng.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp mua dịch vụ trị giá 8 triệu đồng, đã chuyển khoản đủ cho bên bán nhưng bên bán không xuất hóa đơn. Trường hợp này, nếu giao dịch không thuộc nhóm được phép dùng bảng kê thay hóa đơn, khoản chi có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ và cũng không đủ điều kiện khấu trừ GTGT đầu vào.

III. Các trường hợp ngoại lệ có thể dùng bảng kê thay hóa đơn

Chỉ một số trường hợp đặc thù mới có thể không có hóa đơn nhưng vẫn được hạch toán chi phí nếu có chứng từ thay thế phù hợp. Không thể áp dụng tùy tiện cho mọi trường hợp bên bán không xuất hóa đơn.

1. Các trường hợp được tách riêng

1. Mua nông sản, lâm sản, thủy sản trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt.
2. Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
3. Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
4. Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
5. Mua đồ dùng, tài sản, hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra hoặc mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.

2. Hồ sơ thường cần có

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 02/TNDN.
• Chứng từ chi trả.
• Nếu từng lần thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, có thêm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Phần này hay bỏ sót: doanh nghiệp chỉ giữ giấy biên nhận hoặc phiếu chi mà không lập đúng mẫu bảng kê. Khi đó hồ sơ dễ bị đánh giá chưa đủ căn cứ.

Lưu ý quan trọng

Mẫu số 02/TNDN là biểu mẫu dùng cho các khoản thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo quy định, thay cho mẫu cũ 01/TNDN. Nếu dùng sai mẫu hoặc áp dụng sai đối tượng, rủi ro hồ sơ vẫn còn.

IV. Rủi ro và điểm cần kiểm tra lại hồ sơ

Nếu doanh nghiệp không có hóa đơn hợp pháp và cũng không thuộc diện ngoại lệ nêu trên, khoản chi có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế, làm tăng thu nhập chịu thuế TNDN. Đồng thời, khoản này cũng không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Mức phạt cần lưu ý: hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với trường hợp thuộc diện phải lập hóa đơn; mức xử phạt có thể cao hơn tùy số lượng hóa đơn theo quy định sửa đổi.

Khi rà soát hồ sơ tương tự, cần kiểm tra theo thứ tự: có hóa đơn hợp pháp hay không, nếu không có thì có thuộc diện dùng bảng kê không, và nếu giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thì chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đã đủ chưa. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi làm hồ sơ đầu vào.