Nếu doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ, chứng từ chuyển khoản có được coi là hợp lệ không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Yếu tố quyết định là bản chất thanh toán không dùng tiền mặt, không phải giao dịch diễn ra vào ngày làm việc hay ngày nghỉ.

II. Khi nào chứng từ chuyển khoản được coi là hợp lệ?

1. Điều kiện cần kiểm tra trên chứng từ

Việc đối chiếu giữa chứng từ thanh toán và hóa đơn là bước quan trọng. Chứng từ chuyển khoản sẽ được chấp nhận nếu thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Ngân hàng hoặc hệ thống thanh toán phát hành chứng từ.
• Số tài khoản thanh toán.
• Ngày giao dịch.
• Số tiền thanh toán.
• Nội dung giao dịch khớp với hóa đơn.
• Thông tin bên mua, bên bán đối chiếu được với hồ sơ.

Hồ sơ có thể là chứng từ chuyển khoản, ủy nhiệm chi, sao kê hoặc xác nhận giao dịch do ngân hàng hoặc hệ thống thanh toán phát hành.

2. Trường hợp ngày nghỉ hoặc ngày lễ có ảnh hưởng không?

Không có căn cứ loại trừ chứng từ chỉ vì giao dịch phát sinh vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ. Hệ thống ngân hàng và thanh toán điện tử có thể ghi nhận giao dịch 24/7, nên nếu giao dịch đã được xác nhận thành công thì chứng từ vẫn có giá trị chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp chỉ lưu ảnh chụp màn hình chuyển tiền nhưng không có sao kê hoặc xác nhận giao dịch đầy đủ để đối chiếu, dẫn đến hồ sơ chưa đầy đủ khi giải trình.

III. Những trường hợp doanh nghiệp thường nhầm lẫn

1. Ngưỡng áp dụng với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên

Điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.

Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì cũng cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp dễ bỏ sót điều này nếu chỉ xem xét từng hóa đơn riêng lẻ.

2. Trường hợp không được chấp nhận

Trường hợp không được chấp nhận là bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng chỉ cần tiền vào tài khoản người bán là đủ, nhưng hồ sơ thuế yêu cầu phương thức thanh toán thực tế không dùng tiền mặt.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp thanh toán hóa đơn mua dịch vụ trị giá trên 05 triệu đồng vào tối chủ nhật qua ngân hàng điện tử. Nếu sao kê hoặc xác nhận giao dịch thể hiện rõ số tài khoản, số tiền, thời gian giao dịch và nội dung khớp với hóa đơn, chứng từ này vẫn có thể sử dụng để chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý quan trọng

• Việc chứng từ chuyển khoản hợp lệ trong ngày nghỉ/lễ không thay thế yêu cầu về thời điểm lập hóa đơn.
• Nếu hóa đơn được lập đúng thời điểm và thanh toán đáp ứng điều kiện không dùng tiền mặt theo ngưỡng luật định thì hồ sơ kê khai, khấu trừ thuế GTGT sẽ được đảm bảo hơn khi giải trình.
• Đối chiếu thống nhất giữa hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ (nếu có) và chứng từ thanh toán để tránh thiếu sót lúc kiểm tra.

IV. Checklist hồ sơ nên giữ

• Hóa đơn của giao dịch mua vào.
• Chứng từ chuyển khoản, ủy nhiệm chi, sao kê hoặc xác nhận giao dịch.
• Thông tin đối chiếu bên mua, bên bán, số tiền, ngày giao dịch.
• Chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ nếu có.

Theo quy định có hiệu lực từ 01/7/2025, doanh nghiệp cần đảm bảo có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng điều kiện áp dụng để phục vụ khấu trừ thuế GTGT.