Hộ kinh doanh có phải lưu trữ dữ liệu giao dịch điện tử theo quy định mới không?

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn: cứ nghe quy định mới về giao dịch điện tử là nghĩ mọi hồ sơ bán hàng đều phải số hóa toàn bộ. Cách hiểu này dễ dẫn đến lưu trữ sai loại chứng từ hoặc bỏ sót dữ liệu hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế kiểm tra.

I. Bảng tra cứu nhanh

Mấu chốt: không phải mọi hộ kinh doanh đều phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch điện tử; nghĩa vụ lưu trữ điện tử phát sinh chủ yếu với hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử khi có sử dụng.

II. Khi nào hộ kinh doanh cần lưu trữ điện tử?

1. Trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu hộ kinh doanh không thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử và thực tế cũng không sử dụng, thì không nên hiểu rằng mọi dữ liệu giao dịch đều phải lưu điện tử. Nhiều người chuyển toàn bộ chứng từ sang file mềm nhưng lại không kiểm soát tính đầy đủ của bản lưu, trong khi quy định cho phép lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán.

2. Trường hợp đang sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử tương ứng cần được lưu bằng phương tiện điện tử. Cơ quan thuế kiểm tra khả năng tra cứu, đối chiếu và cung cấp lại dữ liệu khi yêu cầu. Một lỗi phổ biến: có phát hành hóa đơn điện tử nhưng không lưu hệ thống dữ liệu đầy đủ, đến lúc cần đối chiếu thì thất lạc file hoặc không truy xuất được.

III. Thời hạn và yêu cầu lưu trữ

1. Mốc thời gian cần nhớ

Điểm dễ nhầm: mốc 05 năm của tài liệu kế toán không nên gộp cứng thành một thời hạn chung cho toàn bộ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

2. Yêu cầu kỹ thuật khi lưu dữ liệu điện tử

• An toàn, bảo mật
• Toàn vẹn, đầy đủ
• Không bị thay đổi sai lệch
• Có thể truy cập, tra cứu khi cần
• Có khả năng cung cấp, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu

Ví dụ thực tế

Một hộ kinh doanh bán lẻ có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm và đang dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trường hợp này, phần dữ liệu hóa đơn phát sinh không nên chỉ in ra giấy để cất hồ sơ. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là file dữ liệu điện tử có còn truy xuất được hay không, có khớp với dữ liệu đã chuyển cho cơ quan thuế hay không.

IV. Cách hiểu đúng để tránh sai sót

Bản chất vấn đề là phân biệt giữa tài liệu kế toán nói chung và hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Hộ kinh doanh vẫn có quyền lựa chọn hình thức lưu trữ đối với nhiều tài liệu kế toán. Tuy nhiên, khi đã đi vào giao dịch bằng hóa đơn điện tử thì phần dữ liệu điện tử này cần được lưu đúng cách, không thể chỉ giữ bản in rồi cho rằng đã đủ hồ sơ.

• Dễ sai thứ nhất: hiểu rằng mọi giao dịch của hộ kinh doanh đều phải lưu điện tử.
• Dễ sai thứ hai: có dùng hóa đơn điện tử nhưng chỉ lưu bản PDF rời, không bảo đảm khả năng tra cứu và đối chiếu.
• Dễ sai thứ ba: áp một mốc thời gian lưu trữ duy nhất cho tất cả loại chứng từ.

Lưu ý quan trọng

Nếu Thuận Thiên đang hỗ trợ bạn rà hồ sơ, cách kiểm tra nhanh là tách thành 2 nhóm: tài liệu kế toán chung và hóa đơn, chứng từ điện tử. Nhóm nào đang ở dạng điện tử thì kiểm tra ngay khả năng truy cập, tra cứu và thời hạn lưu trữ tương ứng. Làm đúng từ đầu sẽ giúp bạn đỡ lệch hồ sơ khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp dữ liệu.