Chi phí dịch vụ nước ngoài có thuế GTGT cao nhưng không được khấu trừ doanh nghiệp điều chỉnh khoản chi này như thế nào để phù hợp với quy định?

I. Bảng xử lý nhanh khoản thuế GTGT nộp thay

Mốc cần nhớ: từ thời điểm áp dụng quy định mới, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để xét điều kiện khấu trừ thuế GTGT là từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế.

II. Khi nào được khấu trừ, khi nào phải đưa vào chi phí?

1. Trường hợp được khấu trừ

Thuế GTGT nộp thay cho phía nước ngoài thường được kê khai khấu trừ khi đồng thời đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
• Dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế.

Nếu thiếu một trong các điều kiện này thì phần thuế GTGT tương ứng thường không được khấu trừ. Doanh nghiệp hay vướng ở đoạn này vì hồ sơ nộp thuế thay có đủ nhưng chứng từ thanh toán lại chưa đúng.

2. Trường hợp không được khấu trừ

Nếu không đáp ứng điều kiện khấu trừ, doanh nghiệp điều chỉnh theo bản chất khoản chi:

• Hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tính vào nguyên giá tài sản cố định nếu khoản dịch vụ liên quan trực tiếp đến việc hình thành tài sản cố định.

Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: doanh nghiệp đã chuyển đúng khoản thuế GTGT không được khấu trừ sang chi phí hay vẫn để treo ở chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào?

III. Điều kiện để khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ

Không phải cứ không khấu trừ được thuế GTGT thì tự động được đưa toàn bộ vào chi phí được trừ. Các điều kiện bao gồm:

1. Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Có đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp như hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thuế thay.
3. Nếu thuộc diện cần thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán phù hợp.

Nếu thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp pháp luật có yêu cầu, thì phần thuế GTGT không được khấu trừ đó cũng không được tính vào chi phí được trừ. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp tại Việt Nam mua dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài, đã khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu. Nếu có chứng từ nộp thuế thay nhưng thanh toán không đúng điều kiện đối với khoản từ 05 triệu đồng trở lên, thì phần thuế GTGT nộp thay thường không được kê khai khấu trừ. Khoản này được xem xét chuyển vào chi phí, nhưng để được trừ khi tính thuế TNDN thì hồ sơ thanh toán vẫn là điểm kiểm tra rất quan trọng.

IV. Hồ sơ và mốc kê khai cần kiểm tra

1. Hồ sơ thường cần có

• Hợp đồng với nhà thầu nước ngoài.
• Tờ khai mẫu 01/NTNN.
• Chứng từ nộp thuế GTGT, thuế TNDN nộp thay.
• Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.
• Hồ sơ liên quan đến mục đích sử dụng dịch vụ trong hoạt động kinh doanh.

Thuận Thiên lưu ý, phần hồ sơ này nếu thiếu sự liên kết giữa hợp đồng, thanh toán và chứng từ nộp thuế thay thì rất dễ bị chất vấn khi kiểm tra thuế.

2. Mốc thời gian cần nhớ

Điểm cần nhớ: nhiều dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài thuộc mức thuế suất GTGT phổ biến 10%. Nếu kê khai sai từ đầu, việc điều chỉnh về sau thường mất thời gian hơn phần hạch toán.

Lưu ý quan trọng

Nếu doanh nghiệp đã nộp thay thuế nhà thầu nhưng không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, hướng xử lý thường là đưa vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản cố định đúng bản chất, đồng thời rà soát lại ngay bộ hồ sơ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay. Đây là cách làm thực dụng để giảm rủi ro khi kê khai và khi quyết toán sau này. Nếu cần, Thuận Thiên có thể hỗ trợ bạn rà lại từng chứng từ để tránh hạch toán sai ngay từ đầu.