Hồ sơ chứng từ cần lưu giữ đối với hóa đơn nước ngoài để xác minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN là gì?

I. Bảng hồ sơ cần lưu theo từng giao dịch

Theo quy định hiện hành, nhiều khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

II. Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được dùng chứng minh chi phí hợp lý

• Khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Chứng từ bằng tiếng nước ngoài cần được dịch ra tiếng Việt; bản dịch đính kèm bản gốc, người nộp thuế ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.
• Nếu thuộc ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt thì cần lưu thêm chứng từ thanh toán tương ứng – không nên nghĩ rằng chỉ cần invoice là đủ.
• Nếu thuộc diện thuế nhà thầu nước ngoài thì cần có thêm hồ sơ kê khai, khấu trừ và nộp thuế.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp mua phần mềm của nhà cung cấp nước ngoài, có invoice và hợp đồng nhưng không lưu email kích hoạt, biên bản bàn giao tài khoản hoặc tài liệu chứng minh đã sử dụng. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là bằng chứng dịch vụ đã được cung cấp thực sự hay chưa. Thuận Thiên khuyên nên ghép toàn bộ hồ sơ theo từng giao dịch để khi giải trình không bị đứt mạch chứng cứ.

III. Các trường hợp hay gặp và giấy tờ thường bị thiếu

1. Mua dịch vụ, phần mềm từ nhà cung cấp nước ngoài

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp nước ngoài.
• Invoice hoặc chứng từ do bên nước ngoài phát hành.
• Chứng từ thanh toán.
• Tài liệu chứng minh dịch vụ hoặc phần mềm đã được cung cấp, bàn giao, nghiệm thu, kích hoạt, sử dụng.
• Hồ sơ thuế nhà thầu nước ngoài nếu thuộc diện phải khai, nộp.

2. Chi phí công tác nước ngoài

• Hóa đơn, chứng từ nước ngoài phù hợp quy định nước sở tại.
• Bản dịch tiếng Việt đính kèm.
• Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác.
• Lịch trình, chương trình công tác.
• Vé máy bay, thẻ lên máy bay (nếu có), hóa đơn khách sạn, đi lại, ăn ở.
• Bảng thanh toán công tác phí và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc diện áp dụng.

Lưu ý quan trọng

Các chứng từ trên chỉ hỗ trợ chứng minh khi khoản chi thực sự phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu chi không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, dù hồ sơ có vẻ đầy đủ, rủi ro khi quyết toán vẫn rất cao.

IV. Mốc thời gian về thuế nhà thầu nước ngoài nếu có phát sinh

Nếu giao dịch không thuộc diện thuế nhà thầu thì không cần xem xét phần này. Nhưng nếu có phát sinh, hãy rà soát lại từ đầu hồ sơ vì khi kiểm tra, cơ quan thuế thường đối chiếu rất nhanh giữa hợp đồng, invoice, thanh toán và tờ khai thuế.