Có thể hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá nào khi ghi sổ?

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp ưu tiên áp dụng quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp cũng có thể dùng tỷ giá xấp xỉ nếu chênh lệch không vượt quá ±1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch.

I. Bảng tra cứu nhanh tỷ giá dùng khi ghi sổ

II. Cách xác định từng loại tỷ giá

1. Tỷ giá giao dịch thực tế

Loại tỷ giá này dùng cho phần lớn bút toán ghi nhận ban đầu. Nếu hợp đồng đã có tỷ giá, kế toán nên bám đúng tỷ giá ký kết, tránh tự đổi sang tỷ giá niêm yết của ngân hàng tại ngày hạch toán.

• Nếu mua, bán ngoại tệ và hợp đồng có quy định tỷ giá: dùng tỷ giá theo hợp đồng.
• Nếu hợp đồng không quy định tỷ giá: dùng tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm giao dịch.
• Doanh nghiệp có thể dùng tỷ giá xấp xỉ nếu mức chênh không vượt quá ±1%.
• Đối với doanh thu, thu nhập bằng ngoại tệ: áp dụng tỷ giá tại thời điểm giao dịch; nếu nhận tiền trước thì áp dụng tỷ giá tại thời điểm nhận trước.
• Đối với chi phí, mua sắm tài sản bằng ngoại tệ: áp dụng tỷ giá tại thời điểm giao dịch; nếu trả tiền trước thì áp dụng tỷ giá tại thời điểm thanh toán trước.

2. Tỷ giá ghi sổ

Tỷ giá ghi sổ thường dùng khi xuất ngoại tệ hoặc tất toán một số khoản mục đã theo dõi trước đó. Nhiều doanh nghiệp vi phạm vì không thống nhất phương pháp tính tỷ giá ghi sổ giữa các kỳ, làm số liệu công nợ và tiền ngoại tệ không khớp.

• Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh.
• Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

Tỷ giá ghi sổ thường áp dụng cho:

• Bên Có các tài khoản tiền, tài sản bằng ngoại tệ.
• Bên Có các khoản phải thu bằng ngoại tệ, trừ trường hợp phải thu từ nhận trước của khách hàng.
• Bên Nợ các khoản phải trả bằng ngoại tệ, trừ trường hợp phải trả liên quan đến trả trước cho người bán.
• Khi tất toán các khoản ứng trước bằng ngoại tệ.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp nhận trước tiền của khách hàng bằng ngoại tệ rồi xuất hóa đơn sau. Khi xử lý bút toán doanh thu, tỷ giá dùng sẽ gắn với thời điểm nhận trước. Thanh tra thường hỏi đầu tiên là doanh nghiệp có theo dõi riêng từng lần nhận trước theo nguyên tệ hay không.

III. Đánh giá lại cuối kỳ và điểm dễ sai

Cuối kỳ kế toán, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ phần chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, vì chọn sai tỷ giá đánh giá lại ảnh hưởng ngay đến doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính.

• Chênh lệch tỷ giá phát sinh được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính.
• Một số trường hợp theo cơ chế riêng có thể theo dõi qua tài khoản 413.
• Không dùng tỷ giá Kho bạc Nhà nước làm căn cứ hạch toán chung cho doanh nghiệp; tỷ giá này chủ yếu phục vụ hạch toán thu, chi ngân sách nhà nước.
• Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết số lượng nguyên tệ và giá trị quy đổi của từng khoản mục, từng đối tượng.

Lưu ý quan trọng

Hồ sơ dễ sai nhất là phần sổ chi tiết nguyên tệ không khớp với sổ cái và bảng đánh giá lại cuối kỳ. Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá xấp xỉ, nên lưu lại căn cứ xác định biên độ ±1% để giải trình khi cần. Các hướng dẫn cũ tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC hiện chỉ mang tính tham chiếu lịch sử.