Chứng từ khấu hao tài sản cố định cần những gì để hợp lệ?

I. Bảng tra cứu nhanh hồ sơ khấu hao TSCĐ hợp lệ

Điểm cốt lõi: Bảng tính khấu hao chỉ có cơ sở hợp lệ khi được lập trên nền hồ sơ riêng đầy đủ của từng tài sản cố định.

II. Nội dung trên bảng tính khấu hao cần thể hiện gì

Phần này thường bị bỏ sót khi doanh nghiệp tự lập file nội bộ. Dù dùng mẫu theo chế độ kế toán hay tự thiết kế, bảng tính khấu hao cần phản ánh đủ các chỉ tiêu để kiểm tra tính hợp lệ.

• Tên hoặc nhóm TSCĐ
• Nguyên giá
• Thời gian hoặc tỷ lệ khấu hao
• Phương pháp khấu hao áp dụng
• Mức khấu hao kỳ này
• Khấu hao lũy kế
• Giá trị còn lại
• Nơi sử dụng hoặc đối tượng phân bổ chi phí

Doanh nghiệp thường mắc lỗi khi bảng khấu hao có số tiền nhưng không thể hiện rõ phương pháp, thời gian trích hoặc nơi phân bổ chi phí. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường hỏi đầu tiên về căn cứ xác định mức khấu hao từng tài sản.

1. Mẫu chứng từ áp dụng

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ thường sử dụng mẫu 06-TSCĐ theo chế độ kế toán. Từ 01/01/2026, hệ thống chứng từ TSCĐ theo Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC có mẫu 06-TSCĐ cho bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

III. Khi nào chi phí khấu hao có cơ sở được chấp nhận

Chứng từ hợp lệ chưa đủ nếu cách trích khấu hao sai. Đây là lỗi phổ biến: doanh nghiệp có đủ hóa đơn, hợp đồng nhưng trích sai thời gian, sai phương pháp hoặc trích cho tài sản không thuộc diện tính khấu hao.

• Nếu TSCĐ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, có hồ sơ chứng từ hợp pháp, đầy đủ và việc trích khấu hao đúng nguyên giá, đúng thời gian, đúng phương pháp, thì chi phí khấu hao có cơ sở được ghi nhận hợp lệ.
• Nếu doanh nghiệp trích vượt khung thời gian, sai phương pháp, sai đối tượng hoặc thiếu hồ sơ gốc, chi phí khấu hao có rủi ro bị loại khi xác định chi phí được trừ.
• Nếu tài sản thuộc trường hợp không phải trích khấu hao theo quy định tại Điều 9 Thông tư 45/2013/TT-BTC và các sửa đổi, bổ sung, thì không xử lý như tài sản thông thường.
• Nếu xét dưới góc độ thuế TNDN, ngoài chứng từ hợp pháp còn cần lưu ý tài sản thực tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; trường hợp mua tài sản giá trị lớn còn cần đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế.

1. Thời gian trích khấu hao

Doanh nghiệp tự quyết định thời gian trích khấu hao theo khung thời gian tại Phụ lục I Thông tư 45/2013/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung. Với TSCĐ vô hình, doanh nghiệp tự xác định nhưng tối đa không quá 20 năm, trừ trường hợp quyền sử dụng đất có thời hạn.

Mốc cần nhớ: TSCĐ vô hình tự xác định thời gian khấu hao, tối đa không quá 20 năm, trừ trường hợp quyền sử dụng đất có thời hạn.

Ví dụ thực tế

Một bộ hồ sơ đầy đủ gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu 01-TSCĐ), hợp đồng mua, hóa đơn GTGT, quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao, thẻ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ và Bảng tính & phân bổ khấu hao (mẫu 06-TSCĐ). Nếu thiếu thẻ TSCĐ hoặc quyết định đưa vào sử dụng, khi đối chiếu hồ sơ dễ bị yêu cầu giải trình thêm.

Lưu ý quan trọng

• Không chỉ lưu bảng khấu hao mà thiếu hồ sơ gốc của tài sản.
• Chọn sai khung khấu hao hoặc trích khấu hao không đúng thời điểm là lỗi thường gặp.
• Chi phí khấu hao tài sản không dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh thường không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Với doanh nghiệp nhà nước có TSCĐ tạm thời chưa có công năng sử dụng, thuộc diện giãn hoặc tạm hoãn trích khấu hao theo sửa đổi năm 2025, cần áp dụng đúng điều kiện riêng, không suy rộng cho mọi doanh nghiệp.