Chuyển khoản không ghi rõ nội dung thanh toán có được chấp nhận không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, theo mức áp dụng mới nhất, cơ sở kinh doanh cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT, trừ trường hợp đặc thù theo quy định.

II. Khi nào chứng từ vẫn dùng được?

Bản chất của vấn đề không nằm ở chỗ có ghi diễn giải chuyển khoản hay không, mà nằm ở khả năng chứng minh giao dịch. Trong thực tế, cơ quan thuế thường soi rất kỹ mối liên hệ giữa dòng tiền và bộ hồ sơ mua bán.

• Bên chuyển tiền là bên mua.
• Bên nhận tiền là bên bán.
• Số tài khoản thể hiện rõ trên chứng từ ngân hàng.
• Số tiền khớp với hóa đơn, hợp đồng hoặc chứng từ liên quan.
• Thời điểm giao dịch đối chiếu được với quá trình thanh toán thực tế.
• Hồ sơ đi kèm liên kết được khoản tiền với giao dịch cụ thể.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp chuyển đúng số tiền cho nhà cung cấp nhưng ô nội dung để trống. Nếu sao kê, giấy báo nợ, hợp đồng, hóa đơn và biên bản đối chiếu công nợ khớp nhau, giao dịch này vẫn thường có cơ sở để chấp nhận. Ngược lại, nếu chỉ có sao kê ngân hàng mà không chỉ ra khoản tiền đó thuộc hóa đơn nào, rất dễ bị yêu cầu giải trình thêm.

III. Điều kiện cần lưu ý khi dùng cho thuế GTGT

1. Mốc giá trị cần chú ý

Từ 01/07/2025, với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một điều kiện quan trọng để khấu trừ thuế GTGT, trừ trường hợp đặc thù theo quy định.

Ngoài ra, nếu tổng giá trị các lần mua trong cùng một ngày từ 05 triệu đồng trở lên đã gồm VAT, hồ sơ thanh toán cũng cần đáp ứng điều kiện này. Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này vì chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ mà bỏ qua tổng giá trị mua trong ngày.

2. Loại chứng từ thường được đối chiếu

• Sao kê ngân hàng.
• Giấy báo nợ có xác nhận giao dịch.
• Ủy nhiệm chi và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

3. Trường hợp dễ phát sinh rủi ro

• Không ghi nội dung chuyển khoản và cũng không có hồ sơ kèm theo để nối với hợp đồng hoặc hóa đơn.
• Thông tin người chuyển, người nhận hoặc số tiền không khớp.
• Dùng chứng từ nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản bên bán.

Lưu ý quan trọng

Không nên chủ quan với các khoản chuyển khoản để trống nội dung. Lúc thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là khoản tiền này đang thanh toán cho hóa đơn, hợp đồng hoặc công nợ nào.

IV. Hồ sơ nên giữ để giảm rủi ro

Nếu đã lỡ chuyển khoản không ghi rõ nội dung, cách xử lý an toàn là giữ bộ hồ sơ đối chiếu càng đầy đủ càng tốt. Đây là điểm dễ bị truy thu nếu hồ sơ đứt mạch chứng minh.

Chuyển khoản không ghi rõ nội dung thanh toán vẫn có thể được chấp nhận. Tuy nhiên, để hồ sơ chắc hơn, bạn nên thể hiện rõ nội dung thanh toán ngay từ đầu để giảm rủi ro khi kê khai và quyết toán thuế.