Có cần giữ lại hợp đồng gốc khi sửa VAT trong hợp đồng không?

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Giữ hợp đồng gốc như thế nào khi sửa VAT?

1. Khi chỉ sửa điều khoản VAT trong hợp đồng

Nếu các bên điều chỉnh VAT bằng phụ lục hợp đồng, thì phụ lục có hiệu lực như hợp đồng và được xem là một phần của hợp đồng gốc. Điểm này thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ in lại bản hợp đồng mới mà không lưu bản ban đầu. Cách làm an toàn hơn là giữ nguyên hợp đồng gốc, kèm phụ lục hoặc văn bản sửa đổi để chứng minh phần nào đã được thay đổi, phần nào vẫn áp dụng như cũ.

2. Khi sửa VAT kéo theo phải xử lý hóa đơn

Nếu việc sửa VAT liên quan đến hóa đơn đã lập sai, hồ sơ không chỉ dừng ở hợp đồng. Khi thanh tra, cơ quan thuế sẽ yêu cầu xuất trình văn bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi rõ nội dung sai sót giữa bên bán và bên mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Người bán cần lưu văn bản này tại đơn vị để xuất trình khi có yêu cầu.

Hồ sơ cần được tập hợp thành một bộ: hợp đồng gốc + phụ lục sửa VAT (nếu có) + biên bản/văn bản thỏa thuận sai sót + hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

III. Những điểm dễ nhầm khi sửa VAT trong hợp đồng

1. Không nên bỏ hợp đồng gốc

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng đã có phụ lục sửa VAT thì không cần giữ bản gốc nữa. Nhưng phụ lục chỉ ghi nhận phần sửa đổi, còn căn cứ giao dịch ban đầu vẫn nằm ở hợp đồng gốc.

2. Hình thức sửa đổi nên bám theo hợp đồng ban đầu

Phần này dễ bị bỏ qua khi hoàn thiện hồ sơ. Nếu hợp đồng ban đầu được lập bằng văn bản thì việc sửa điều khoản VAT cũng nên thể hiện bằng văn bản tương ứng, thường là phụ lục hợp đồng hoặc thỏa thuận sửa đổi, và lưu cùng bộ hồ sơ gốc để bảo đảm giá trị chứng minh.

3. Không chỉ lưu hợp đồng mà còn lưu cả hồ sơ thuế, kế toán liên quan

Việc lưu giữ hợp đồng gốc, phụ lục, hóa đơn và văn bản thỏa thuận còn gắn với nghĩa vụ lưu trữ chứng từ kế toán và hồ sơ thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ giữ file hóa đơn mà thiếu biên bản hoặc phụ lục sửa đổi.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp ký hợp đồng cung cấp dịch vụ, sau đó hai bên điều chỉnh nội dung thuế GTGT bằng phụ lục. Nếu hóa đơn đã xuất theo thông tin cũ, hai bên cần lập thêm văn bản ghi nhận sai sót rồi mới xử lý hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Trong trường hợp này, nếu chỉ còn phụ lục mà không còn hợp đồng gốc, hồ sơ sẽ khó giải trình khi đối chiếu lịch sử giao dịch.

Lưu ý quan trọng

• Không có căn cứ để loại bỏ hợp đồng gốc chỉ vì đã sửa VAT.
• Hồ sơ sửa VAT nên được lưu thành một bộ để dễ kiểm tra, đối chiếu và kê khai.
• Đối với tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
• Vi phạm về lưu trữ tài liệu kế toán hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng, lưu trữ có thể bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, tùy hành vi và tình tiết áp dụng.

Khi rà soát hồ sơ sửa VAT, cần kiểm tra đủ 4 nhóm giấy tờ: hợp đồng gốc, phụ lục sửa đổi, văn bản ghi nhận sai sót hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Đây là cách để giảm rủi ro khi quyết toán hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình.