Công ty dùng sản phẩm (hàng hóa) để trả lương cho nhân viên thì có phải xuất hóa đơn VAT không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Điểm mấu chốt: Trả lương bằng hàng hóa không được xem là trường hợp miễn lập hóa đơn chỉ vì đây là giao dịch nội bộ với nhân viên.

II. Khi nào cần xuất hóa đơn?

Khi doanh nghiệp thực hiện việc giao hàng hóa để trả thay lương cho người lao động, nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh ngay theo nguyên tắc áp dụng với hoạt động bán hàng. Trong thực tế, doanh nghiệp sản xuất thường quên lập hóa đơn khi xuất hàng từ kho thành phẩm để trả lương, vì họ chỉ hạch toán vào chi phí lương mà bỏ qua bước hóa đơn đầu ra.

Phạm vi áp dụng là chung cho doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có dùng hàng hóa để trả thay lương, không phụ thuộc loại hình doanh nghiệp. Ngoại lệ chỉ nằm ở trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, và ngoại lệ này không áp dụng cho việc trả lương bằng hàng hóa.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp sản xuất quạt máy dùng chính quạt do mình sản xuất để trả lương hoặc thưởng cho nhân viên. Trường hợp này vẫn xử lý như xuất bán hàng hóa: lập hóa đơn, xác định giá tính thuế và kê khai thuế GTGT đầu ra.

III. Cách lập hóa đơn và các điểm dễ sai

1. Cách lập và giá tính thuế

Hóa đơn được lập theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử và theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Cách lập thực tế đi theo nguyên tắc như bán hàng cho khách hàng bên ngoài.

• Giá tính thuế GTGT là giá bán chưa có thuế GTGT của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc trả lương bằng hàng hóa.
• Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT đầu ra đối với phần hàng hóa dùng để trả thay lương.
• Thông tin ngưỡng 200.000 đồng chỉ nên hiểu là chi tiết bổ sung, không phải điểm cứng để thay cho nguyên tắc hiện hành về hóa đơn điện tử trong tình huống này.

Một lỗi phổ biến là xuất kho theo giá vốn hoặc ghi giá tượng trưng thay vì ghi theo giá bán của hàng hóa cùng loại tại thời điểm phát sinh. Điểm này dễ bị phát hiện khi cơ quan thuế đối chiếu doanh thu, giá bán và hồ sơ lương.

2. Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm bán hàng hóa, tức là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Với trường hợp trả lương bằng hiện vật, nhiều đơn vị đợi đến cuối tháng hoặc kỳ lương mới lập hóa đơn, trong khi hàng đã giao trước đó.

Lưu ý quan trọng

• Không lập hóa đơn chậm hơn thời điểm giao hàng.
• Không ghi giá theo giá vốn nếu giá bán thực tế của hàng hóa cùng loại cao hơn.
• Không bỏ sót phần kê khai thuế GTGT đầu ra chỉ vì nghĩ đây là chi lương.

IV. Rủi ro thuế và hồ sơ cần nhìn cùng lúc

1. Hệ quả nếu không lập hóa đơn

Nếu không lập hóa đơn khi dùng hàng hóa để trả thay lương cho người lao động, doanh nghiệp bị xem là vi phạm quy định về hóa đơn. Mức xử phạt được viện dẫn cho hành vi này là từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị truy thu nếu kê khai thuế không đúng hoặc để lệch giữa tồn kho, tiền lương và doanh thu chịu thuế.

2. Thuế TNCN của người lao động

Giá trị hàng hóa dùng để trả lương vẫn được tính là thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công. Nếu người lao động có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến từng phần và cấp chứng từ khấu trừ theo quy định áp dụng. Phần này là nghĩa vụ riêng với thuế GTGT, cần kiểm tra hồ sơ theo 2 lớp: hóa đơn đầu ra và hồ sơ khấu trừ TNCN.

Ví dụ thực tế

Công ty giao điều hòa cho nhân viên để cấn trừ vào tiền lương phải trả. Khi đó, ngoài việc lập hóa đơn GTGT theo giá bán của điều hòa cùng loại tại thời điểm giao hàng, kế toán còn cần tính phần giá trị hiện vật này vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là về hóa đơn đầu ra, giá ghi trên hóa đơn có khớp với giá bán thực tế không, và phần thu nhập hiện vật đã đưa vào bảng lương hay chưa.