Hóa đơn đã nhận từ nhà cung cấp hoá đơn bị ngừng hoạt động có sử dụng để kê khai thuế không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Quy tắc trọng tâm: đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với thời điểm cơ quan thuế xác định người bán ngừng hoạt động hoặc bị ngừng sử dụng hóa đơn.

II. Khi nào hóa đơn vẫn có thể dùng để kê khai?

1. Hóa đơn lập trước thời điểm nhà cung cấp bị xác định ngừng hoạt động

Trường hợp này vẫn có thể được xem xét khấu trừ thuế GTGT, nhưng không phải cứ có hóa đơn là được chấp nhận. Cơ quan thuế kiểm tra khá kỹ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật, đặc biệt với nhà cung cấp đã bị ghi nhận rủi ro.

• Hóa đơn được lập trước ngày bên bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc trước ngày bị ngừng sử dụng hóa đơn/tạm ngừng kinh doanh.
• Hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh thực tế.
• Hóa đơn hợp lệ.
• Hồ sơ đi kèm đầy đủ: hợp đồng; biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu; chứng từ thanh toán; tài liệu chứng minh đã nhận hàng hóa, dịch vụ thực tế.
• Nếu giá trị thanh toán thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để bảo đảm điều kiện khấu trừ.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp nhận hóa đơn trước thời điểm nhà cung cấp bị thông báo không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Nếu hồ sơ giao hàng, nghiệm thu và thanh toán khớp nhau, hóa đơn này vẫn có cơ sở để được xem xét kê khai. Một điểm cần lưu ý: hồ sơ giao nhận có nhưng ngày tháng không đồng nhất với hóa đơn và chứng từ thanh toán có thể khiến hóa đơn bị bác.

2. Hóa đơn lập từ thời điểm bên bán đã bị ngừng hoạt động hoặc ngừng sử dụng hóa đơn

Đây là trường hợp rủi ro cao nhất. Nếu hóa đơn được lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc trong thời gian bên bán bị ngừng sử dụng hóa đơn hay tạm ngừng kinh doanh mà không thuộc trường hợp được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, thì hóa đơn bị coi là sử dụng không hợp pháp.

• Không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Theo nguyên tắc chung, còn có rủi ro không được tính vào chi phí được trừ.
• Nếu đã kê khai thì cần điều chỉnh giảm.

Tuy nghe đơn giản, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi khi chỉ kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp tại thời điểm ký hợp đồng, không kiểm tra lại tại thời điểm xuất hóa đơn.

III. Các trường hợp dễ nhầm khi xử lý

1. Nhà cung cấp tạm ngừng kinh doanh

Nếu nhà cung cấp tạm ngừng kinh doanh thì theo nguyên tắc chung, nhà cung cấp không được sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng. Trường hợp cần xuất hóa đơn cho hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng, có thể sử dụng hóa đơn điện tử được cấp theo từng lần phát sinh theo thủ tục luật định. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn khi thấy có hóa đơn phát hành nhưng không kiểm tra đó là hóa đơn thông thường hay hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh.

2. Cơ quan thuế chưa có kết luận cuối cùng

Nếu nhà cung cấp mới có dấu hiệu ngừng kinh doanh, bỏ trốn hoặc mua bán hóa đơn bất hợp pháp mà chưa có kết luận cuối cùng, việc xử lý khấu trừ hoặc hoàn thuế thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan thuế. Thực tế, bên mua có thể bị yêu cầu tạm dừng kê khai, giải trình hoặc cam kết và chờ kết quả kiểm tra.

Lưu ý quan trọng

• Nếu bên mua chưa kê khai, cơ quan thuế có thể thông báo tạm dừng kê khai đối với hóa đơn phát sinh sau thời điểm bên bán ngừng hoạt động.
• Nếu bên mua đã kê khai, có thể bị yêu cầu điều chỉnh giảm.

IV. Hồ sơ cần giữ và rủi ro xử phạt

Không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần tra cứu mã số thuế là đủ, nhưng hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế mới là yếu tố quyết định. Khi hồ sơ không chứng minh được giao dịch thực tế, hóa đơn lập trước thời điểm rủi ro cũng vẫn có thể bị xem xét lại.

Nếu bị xác định là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, ngoài việc không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và có rủi ro về chi phí được trừ, còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Mốc cần nhớ: hóa đơn lập sau thời điểm bên bán bị xác định không hoạt động hoặc bị ngừng sử dụng hóa đơn thường là điểm kiểm tra đầu tiên khi thanh tra.

Khi rà soát hồ sơ, trước hết hãy kiểm tra ngày lập hóa đơn, sau đó mới xem đến hợp đồng, giao nhận và thanh toán. Làm đúng thứ tự này sẽ giúp tránh nhầm lẫn rằng cứ có giao dịch thật thì hóa đơn nào cũng kê khai được.