Hóa đơn điện tử có được sử dụng cho giao dịch quốc tế hay không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần nhớ: đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

II. Các trường hợp áp dụng trong giao dịch quốc tế

1. Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài

Đây là nhóm dễ nhầm nhất trong thực tế. Nếu doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài thì vẫn sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng loại hóa đơn sẽ đi theo phương pháp kê khai thuế:

• Phương pháp khấu trừ: sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.
• Phương pháp trực tiếp: sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử.
• Đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế: có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử từ 01/06/2025.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp xuất khẩu hàng ra nước ngoài theo phương pháp khấu trừ thường làm thủ tục đưa hàng ra cửa khẩu bằng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Sau khi hàng thông quan, doanh nghiệp mới lập hóa đơn điện tử phù hợp. Tuy đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi lập hóa đơn lệch thời điểm hoặc dùng sai loại hóa đơn.

2. Nhập khẩu từ nhà cung cấp nước ngoài

Với hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từ nhà cung cấp nước ngoài, hóa đơn thương mại quốc tế do phía nước ngoài phát hành được chấp nhận làm chứng từ liên quan. Điểm hay bị bỏ sót: không nhất thiết phải là hóa đơn điện tử theo định dạng Việt Nam.

Ngoài ra, từ 01/06/2025, nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và dịch vụ khác có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử theo hệ thống của cơ quan thuế Việt Nam.

III. Những điểm cần lưu ý khi lập hóa đơn xuất khẩu

1. Thời điểm lập hóa đơn

Đối với xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ mốc này vì đây là phần dễ bị xử phạt khi hồ sơ hải quan và hóa đơn không khớp nhau.

Lưu ý quan trọng: Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức xử phạt phụ thuộc số lượng hóa đơn và mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, có thể từ cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng.

2. Ngôn ngữ thể hiện trên hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Doanh nghiệp thường mắc lỗi ở điểm này khi làm hóa đơn cho đối tác nước ngoài chỉ dùng tiếng Anh, đến lúc giải trình hồ sơ lại phát sinh vướng mắc.

3. Bộ hồ sơ đi kèm khi làm xuất khẩu

Hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng là chứng từ duy nhất. Thực tế, điểm dễ sai là doanh nghiệp có hóa đơn đúng nhưng lại thiếu bộ chứng từ thương mại hoặc hồ sơ hải quan đi kèm.

• Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu: Mẫu HQ/2015/XK hoặc mẫu số 02 Phụ lục II.
• Hồ sơ hải quan điện tử: thực hiện theo quy định hiện hành về thủ tục hải quan điện tử.
• Chứng từ thương mại quốc tế: tùy giao dịch có thể gồm commercial invoice, packing list, bill of lading hoặc chứng từ tương đương.

IV. Cách hiểu đúng

Bản chất cần nhớ là: hóa đơn điện tử Việt Nam được dùng hợp lệ trong giao dịch quốc tế có yếu tố xuất khẩu, nhưng phạm vi chính vẫn là thuế và kế toán tại Việt Nam. Vì vậy, khi rà lại hồ sơ xuất khẩu, bước kiểm tra đầu tiên thường là đối chiếu giữa ngày thông quan, loại hóa đơn sử dụng, ngôn ngữ trên hóa đơn và bộ chứng từ quốc tế đi kèm.

Nếu bạn đang xử lý hồ sơ thực tế, hãy rà nhanh 4 điểm sau:

1. Đang kê khai theo khấu trừ hay trực tiếp.
2. Đã hoàn tất thủ tục hải quan hay chưa.
3. Ngày lập hóa đơn có vượt quá ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan hay không.
4. Đối tác, ngân hàng hoặc hãng vận chuyển có yêu cầu thêm chứng từ thương mại quốc tế riêng hay không.

Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là về sự khớp nhau giữa hóa đơn điện tử và hồ sơ xuất khẩu. Rà kỹ từ đầu sẽ giúp bạn tránh sai sót không đáng có.