Nếu hóa đơn dưới 5 triệu đồng nhưng tổng cộng qua nhiều ngày vượt 5 triệu đồng, thì phải làm sao?

Mốc cần nhìn đúng: từ 01/7/2025, hóa đơn dưới 5 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT, nếu mua khác ngày thì không cộng dồn nhiều ngày để ép điều kiện chuyển khoản.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Cần làm gì trong trường hợp này?

Cách xử lý đúng là xét riêng theo từng ngày và từng người bán. Nếu mỗi lần mua đều dưới 5 triệu đồng và phát sinh ở các ngày khác nhau, doanh nghiệp thường nhầm khi tự cộng dồn rồi chuyển khoản không cần thiết.

• Không cộng dồn nhiều ngày chỉ vì tổng phát sinh đã vượt 5 triệu đồng.
• Chỉ cộng dồn trong cùng một ngày nếu mua nhiều lần từ cùng một người bán.
• Kiểm tra bản chất giao dịch nếu hàng hóa thực tế là một lần giao hoặc một giao dịch thống nhất.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp mua vật tư của cùng nhà cung cấp, ngày 02 mua 3 triệu đồng, ngày 05 mua 4 triệu đồng. Tổng 7 triệu đồng nhưng vì phát sinh hai ngày khác nhau nên không cộng dồn để áp điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

III. Điểm dễ nhầm và rủi ro hay gặp

1. Nhầm giữa cùng ngày và khác ngày

Nhiều người nhầm rằng cùng một nhà cung cấp thì cộng dồn tất cả hóa đơn. Nhưng quy định chỉ cộng dồn trong cùng một ngày.

2. Tách nhỏ hóa đơn để né ngưỡng

Một giao dịch có bản chất thống nhất nhưng lại chia nhỏ hóa đơn hoặc chia nhỏ thời điểm lập hóa đơn không hợp lý. Khi đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ đánh giá theo bản chất giao dịch.

3. Hiểu sai về chứng từ thanh toán

Nếu thuộc trường hợp cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mà lại không có chứng từ hợp lệ, sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nhiều doanh nghiệp chỉ giữ hóa đơn mà không rà lại chứng từ thanh toán đi kèm.

Lưu ý quan trọng

• Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
• Chứng từ bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được công nhận là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu hồ sơ có dấu hiệu chia nhỏ giao dịch, cơ quan thuế sẽ xem xét thời điểm giao hàng, số lần giao thực tế và căn cứ tách hóa đơn.

IV. Cách tự kiểm tra hồ sơ

1. Đối chiếu từng hóa đơn theo ngày mua và người bán.
2. Nếu có nhiều lần mua trong cùng một ngày, cộng tổng để xem có từ 5 triệu đồng trở lên hay không.
3. Rà lại chứng từ thanh toán của các trường hợp cần thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Kiểm tra xem giao dịch có bản chất là một lần mua thống nhất nhưng bị tách nhỏ hay không.

Áp dụng đúng từ đầu sẽ giảm đáng kể rủi ro khi quyết toán thuế.