Hóa đơn thương mại điện tử có bắt buộc với mọi giao dịch trên sàn TMĐT không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần chú ý: Quy định về trường hợp hộ/cá nhân kinh doanh bán qua sàn TMĐT có chức năng thanh toán và đã được sàn khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch áp dụng từ 01/07/2025.

II. Hiểu đúng điểm hay bị nhầm

1. Hóa đơn điện tử thông thường không đồng nghĩa với hóa đơn thương mại điện tử

Bản chất vấn đề là hóa đơn điện tử là cơ chế chung cho việc bán hàng và cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp dễ dùng sai loại hóa đơn nếu chỉ hiểu theo tên gọi trên sàn hoặc thói quen vận hành.

Hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn áp dụng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Vì vậy, với giao dịch nội địa trên sàn TMĐT, người bán thường hay nhầm rằng cứ bán online là phải dùng hóa đơn thương mại điện tử.

2. Hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn không phải lúc nào cũng tự xuất hóa đơn

Khi người bán hoạt động trên sàn có chức năng thanh toán, cần lưu ý: Nếu sàn đã khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay theo từng giao dịch, người bán không phải tự lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch đó. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu hóa đơn, chủ quản sàn có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử giao cho người mua.

Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm do kiểm tra quy trình theo tư duy cũ, dẫn đến việc vừa sàn xử lý vừa người bán tự lập chứng từ cho cùng một giao dịch.

III. Tách đúng từng nhóm đối tượng

1. Doanh nghiệp, tổ chức bán hàng trên sàn

Nhóm này vẫn tuân thủ quy định chung về hóa đơn điện tử. Một số doanh nghiệp tưởng rằng bán qua nền tảng số thì được áp cơ chế hóa đơn riêng cho toàn bộ giao dịch. Thực tế cần đối chiếu đúng loại bán hàng, thời điểm lập và cách truyền dữ liệu theo quy định chung về hóa đơn.

2. Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên

Với hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên và thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nghĩa vụ sẽ đi theo nhóm này, không nên đồng nhất mọi trường hợp bán hàng qua sàn TMĐT.

3. Trường hợp sàn được ủy quyền xuất hóa đơn

Nếu người bán ủy quyền hoặc ủy nhiệm cho sàn xuất hóa đơn, sàn có thể lập hóa đơn thay. Khi thanh tra, hồ sơ thể hiện cơ chế ủy quyền/ủy nhiệm cần rõ ràng, vì đây là điểm dễ bị truy thu hoặc yêu cầu giải trình khi thực tế vận hành không khớp hồ sơ.

Ví dụ thực tế:

Một hộ kinh doanh bán hàng qua sàn có chức năng thanh toán. Nếu từng đơn hàng đã được sàn khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay, hộ kinh doanh không tự lập hóa đơn điện tử cho các đơn đó. Nhưng nếu người mua yêu cầu lấy hóa đơn, chủ quản sàn sẽ lập hóa đơn điện tử giao cho người mua.

Lưu ý quan trọng:

• Không nên hiểu rằng mọi giao dịch trên sàn đều dùng hóa đơn thương mại điện tử.
• Phải tách rõ doanh nghiệp/tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh, trường hợp sàn có chức năng thanh toán và trường hợp sàn được ủy quyền xuất hóa đơn.
• Mốc áp dụng cần nhớ là 01/07/2025 đối với trường hợp hộ/cá nhân kinh doanh bán qua sàn có chức năng thanh toán và đã được sàn khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch.

Khi rà soát quy trình xuất hóa đơn trên sàn, cần kiểm tra trước 3 điểm: Ai là người bán theo hồ sơ thuế, sàn có khấu trừ và nộp thay theo từng giao dịch hay chưa, và giao dịch đó là nội địa hay xuất khẩu. Chỉ cần nhầm một trong ba điểm này là rất dễ áp sai loại hóa đơn.