Nếu hóa đơn trên 5 triệu đồng được thanh toán bằng hình thức ủy nhiệm chi, cần kèm theo giấy tờ gì để chứng từ được coi là hợp lệ?

Hồ sơ nên khớp được số tiền, bên trả tiền, bên thụ hưởng, thời điểm thanh toán và nội dung thanh toán; nội dung chuyển tiền càng thể hiện rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên bên bán thì càng dễ chứng minh giao dịch.

I. Bảng giấy tờ cần kèm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi

II. Điều kiện để bộ chứng từ được coi là hợp lệ

1. Nội dung trên chứng từ thanh toán phải đối chiếu được với hóa đơn

• Số tiền thanh toán nên khớp với hóa đơn.
• Bên trả tiền, bên nhận tiền cần thể hiện rõ.
• Thời điểm thanh toán cần thể hiện được giao dịch đã hoàn tất.
• Nội dung thanh toán nên ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên bên bán.

2. Không nên chỉ lưu chứng từ chưa đủ căn cứ xác nhận

Nếu hồ sơ chỉ có ủy nhiệm chi bản scan hoặc chứng từ in nội bộ, thiếu sao kê hay xác nhận của ngân hàng, giao dịch đó khó được chứng minh đã thực hiện.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp lập ủy nhiệm chi để thanh toán một hóa đơn 6 triệu đồng, nhưng hồ sơ chỉ có bản in lệnh chuyển tiền mà không có sao kê hoặc xác nhận ngân hàng. Trường hợp này thường khó chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt đã hoàn tất.

III. Một số trường hợp dễ nhầm khi áp dụng ngưỡng 05 triệu đồng

1. Mua nhiều lần trong cùng một ngày

Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì vẫn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cần lưu ý tổng giá trị trong ngày, không chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ.

2. Thanh toán qua người lao động hoặc bên thứ ba

• Cần có quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản hoặc theo quy chế tài chính/quy chế nội bộ đối với người lao động.
• Người được ủy quyền vẫn cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Sau đó, cơ sở kinh doanh cần thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.
• Hồ sơ nên tách rõ: chứng từ mua hàng, chứng từ người được ủy quyền đã thanh toán, và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả.

IV. Checklist ngắn để tự rà hồ sơ

• Có hóa đơn GTGT hợp lệ.
• Có ủy nhiệm chi/lệnh chi theo mẫu của ngân hàng.
• Có chứng từ ngân hàng hoặc sao kê thể hiện giao dịch đã hoàn tất.
• Nội dung thanh toán đối chiếu được với hóa đơn.
• Không dùng bản scan tự in làm căn cứ duy nhất.
• Nếu thanh toán qua người lao động hoặc bên thứ ba, cần giữ đủ từng lớp chứng từ.

Lưu ý quan trọng

Ủy nhiệm chi là một phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được công nhận. Tuy nhiên, việc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không phải là căn cứ an toàn để thay thế chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.