Hợp đồng đã ký có cần lập phụ lục bổ sung khi thuế GTGT giảm từ 10% xuống 8% không?

Hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm và hóa đơn lập trong thời gian từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026 thì áp dụng thuế suất 8% trên hóa đơn.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Khi nào không cần và khi nào nên lập phụ lục

1. Trường hợp thường không cần lập phụ lục

Nếu hợp đồng ghi giá chưa bao gồm thuế GTGT, bên bán chỉ cần lập hóa đơn theo mức 8% cho phần hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện giảm. Khi kiểm tra, cơ quan chức năng thường xác minh căn cứ áp dụng mức thuế trên hóa đơn, chứ không phải ngày ký hợp đồng cũ hay mới.

Nếu hợp đồng chỉ cần thực hiện theo thuế suất pháp luật hiện hành và việc giảm thuế không làm thay đổi thỏa thuận giá giữa hai bên thì pháp luật thuế không đặt ra yêu cầu phải có phụ lục chỉ để sửa con số thuế suất.

2. Trường hợp nên cân nhắc lập phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh

Nếu hợp đồng ghi giá đã bao gồm thuế GTGT, việc có điều chỉnh giá thanh toán hay không là câu chuyện thỏa thuận dân sự. Vấn đề thường gặp là nhiều doanh nghiệp xuất hóa đơn 8% nhưng hồ sơ thanh toán vẫn giữ nguyên giá cũ, dẫn đến chứng từ không đồng nhất.

• Nếu các bên thống nhất giảm giá thanh toán tương ứng với phần thuế giảm, nên lập phụ lục hoặc văn bản xác nhận điều chỉnh.
• Nếu các bên không thỏa thuận điều chỉnh, pháp luật thuế không tự động yêu cầu phải lập phụ lục; việc phân chia lợi ích do giảm thuế sẽ phụ thuộc nội dung hợp đồng và thỏa thuận giữa hai bên.
• Với hợp đồng công, gói thầu, hồ sơ thanh toán ngân sách hoặc quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có thể cần phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh để làm căn cứ thanh toán.

Ví dụ thực tế

Một hợp đồng ký trước đó ghi đơn giá chưa có thuế. Đến thời điểm nghiệm thu và xuất hóa đơn, hàng hóa thuộc diện giảm thuế và vẫn nằm trong thời gian áp dụng chính sách. Khi đó, doanh nghiệp xuất hóa đơn 8%; thường không cần làm thêm phụ lục chỉ để đổi từ 10% xuống 8%.

III. Cách áp dụng thuế suất 8% cho đúng

1. Căn cứ áp dụng

Ngày ký hợp đồng không quyết định thuế suất. Căn cứ chính là thời điểm lập hóa đơn cho giao dịch thuộc diện được giảm. Một số doanh nghiệp lầm tưởng hợp đồng ký lúc còn 10% thì phải giữ 10% đến hết hợp đồng, nhưng căn cứ là thời điểm lập hóa đơn.

2. Điều kiện được giảm

• Chỉ áp dụng với hàng hóa, dịch vụ đang chịu thuế suất 10%.
• Không thuộc các nhóm bị loại trừ theo quy định và phụ lục kèm theo.
• Thời gian áp dụng: từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026.
• Nếu hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện được giảm hoặc phát sinh ngoài thời gian hiệu lực thì vẫn áp dụng mức thuế suất thông thường.

Lưu ý quan trọng

Nếu hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm mà hóa đơn vẫn lập 10%, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn đã lập theo quy định về hóa đơn, chứng từ và thực hiện kê khai điều chỉnh.

IV. Hóa đơn, kê khai và rủi ro khi áp dụng sai

Hóa đơn phải thể hiện đúng mức thuế suất 8% đối với hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện giảm. Cần đảm bảo sự đồng nhất giữa hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán. Nếu chỉ sửa hóa đơn mà không rà lại bộ hồ sơ đi kèm, rất dễ phát sinh sai sót khi kiểm tra.

• Cơ sở kinh doanh kê khai hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT theo Mẫu số 01 tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế GTGT.
• Thời hạn nộp tờ khai thực hiện theo quy định chung của pháp luật thuế theo tháng hoặc quý.
• Không có quy định xử phạt riêng biệt chỉ vì xuất hóa đơn sai thuế suất.
• Nếu việc áp dụng sai thuế suất dẫn đến kê khai sai, có thể bị xử phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng nếu không dẫn đến thiếu thuế.
• Nếu dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, mức phạt là 20% số tiền thuế khai thiếu.

Điểm mấu chốt: không tự động phải lập phụ lục chỉ vì thuế GTGT giảm từ 10% xuống 8%; chỉ nên lập khi cần điều chỉnh rõ giá thanh toán, giá đã bao gồm thuế hoặc khi hồ sơ quản trị yêu cầu.

Khi rà soát hồ sơ cũ, cách an toàn là kiểm tra đồng thời 3 điểm: đối tượng có được giảm hay không, thời điểm lập hóa đơn và cách ghi giá trong hợp đồng. Chỉ cần rà đúng ba điểm này đã tránh được phần lớn sai sót.