Khoản thưởng cho khách hàng (giảm giá, tặng quà) được ghi nhận vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN như thế nào?

I. Bảng tra cứu nhanh theo từng trường hợp

Mốc dễ bị bỏ sót: với từng lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán khác từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ.

II. Điều kiện để được tính vào chi phí hợp lý

Bản chất của vấn đề không nằm ở tên gọi “thưởng khách hàng”, mà nằm ở việc khoản chi đó có đi đúng hồ sơ và đúng loại giao dịch hay không. Thuận Thiên thường thấy doanh nghiệp lệch ở đoạn này: chính sách bán hàng ghi một kiểu nhưng hạch toán lại theo kiểu khác, đến lúc quyết toán rất dễ bị hỏi lại.

• Khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Với khoản thanh toán đạt ngưỡng theo hướng dẫn hiện hành từ 05 triệu đồng/lần trở lên, hồ sơ thường cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu thuộc nhóm chi không được trừ theo quy định riêng thì vẫn có thể bị loại, dù đã có chứng từ.

III. Cách xử lý đúng cho từng loại khoản thưởng khách hàng

1. Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại

Nếu khoản này gắn trực tiếp với giao dịch bán hàng hoặc chính sách bán hàng, bản chất là giảm trừ doanh thu, không nên hạch toán thành một khoản chi phí riêng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì muốn đưa hết vào chi phí bán hàng cho dễ theo dõi.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp bán hàng và áp dụng chiết khấu thương mại ngay trên hóa đơn theo doanh số. Trường hợp này thường ghi nhận vào khoản giảm trừ doanh thu, ví dụ hạch toán thực tế theo TK 5211, thay vì treo vào chi phí khuyến mại.

2. Chiết khấu thanh toán

Nếu doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng do thanh toán sớm hoặc đúng điều kiện thanh toán, khoản này có bản chất là chi phí tài chính, không phải giảm doanh thu. Khoản này được xem xét tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện chung về chứng từ, liên quan hoạt động kinh doanh và điều kiện thanh toán. Thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp lỗi khi không có quy chế hoặc điều khoản thanh toán rõ ràng.

3. Hàng khuyến mại đúng quy định thương mại

Với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại đúng quy định, doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn. Điểm này hay bị bỏ sót vì nhiều đơn vị nghĩ hàng cho không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn. Về GTGT, giá tính thuế có thể bằng 0 nếu là khuyến mại đúng quy định. Chi phí của hàng mua vào hoặc tự sản xuất để khuyến mại vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung.

Trường hợp làm hồ sơ khuyến mại, mẫu thông báo thực hiện khuyến mại là Mẫu số 01; từ 01/12/2024 áp dụng Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 128/2024/NĐ-CP. Mẫu đăng ký là Mẫu số 02.

4. Hàng cho, biếu, tặng không theo chương trình khuyến mại

Khoản cho, biếu, tặng khách hàng ngoài chương trình khuyến mại vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp chứng minh được liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ hồ sơ. Tuy nhiên, cần lưu ý: hàng biếu tặng vẫn cần lập hóa đơn và thực hiện thuế GTGT đầu ra theo quy định áp dụng cho hàng cho, biếu, tặng. Phần này hay bị bỏ sót nhất khi doanh nghiệp chỉ làm phiếu xuất kho nội bộ.

Lưu ý quan trọng

Không còn áp dụng cơ chế khống chế 15% đối với chi quảng cáo, khuyến mại như quy định cũ. Tuy vậy, khoản chi vẫn cần vượt qua điều kiện chung và không rơi vào nhóm chi không được trừ.

IV. Hóa đơn, kê khai và lỗi hay bị truy thu

Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: có xuất hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng hay chưa; hồ sơ chương trình khuyến mại có đầy đủ không; và khoản chi đó đang hạch toán đúng bản chất hay chưa.

Lưu ý quan trọng

• Thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng không tính là chi phí TNDN được trừ.
• Không xuất hóa đơn, không đăng ký khuyến mại khi cần, hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh là các lỗi rất dễ bị truy thu.
• Thuận Thiên khuyến nghị bạn rà lại đồng thời chính sách bán hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ khuyến mại để tránh lệch giữa chứng từ và cách hạch toán.