Mua hàng hóa, dịch vụ dưới 5 triệu đồng có cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Mốc cần giữ đúng: ngưỡng áp dụng là từ 05 triệu đồng trở lên; giao dịch dưới 05 triệu đồng/lần không đặt ra điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nếu xét riêng từng lần mua.

II. Trường hợp nào không cần và trường hợp nào dễ nhầm

1. Mua từng lần dưới 05 triệu đồng

Nếu mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 05 triệu đồng và số tiền này đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp không bị đặt điều kiện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính chi phí được trừ. Phần này hay bị bỏ sót ở chi tiết “đã bao gồm thuế GTGT”, nên khi kiểm tra hồ sơ cần đối chiếu đúng tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn.

2. Mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán

Nếu từng lần mua đều dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán và tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì chỉ được xem xét khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Cơ quan thuế thường soi rất kỹ đoạn này vì doanh nghiệp thường lệch ở cách tách giao dịch theo từng hóa đơn thay vì cộng theo ngày.

Ví dụ thực tế

Buổi sáng mua một lần 2 triệu đồng, buổi chiều mua thêm một lần 3,5 triệu đồng của cùng một người bán trong cùng ngày. Dù từng hóa đơn đều dưới 05 triệu đồng, tổng trong ngày đã là 5,5 triệu đồng, nên khi rà điều kiện khấu trừ và chi phí được trừ sẽ phải xem đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

III. Trường hợp mua trả chậm, trả góp

1. Giá trị dưới 05 triệu đồng

Đối với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp có giá trị dưới 05 triệu đồng, không đặt ra điều kiện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để xem xét khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

2. Giá trị từ 05 triệu đồng trở lên

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì có hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng hoặc thiếu chứng từ thanh toán đi kèm.

IV. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ

• Chuyển khoản qua ngân hàng (séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu)
• Giao dịch bằng thẻ (ATM, thẻ tín dụng)
• Thanh toán qua ví điện tử
• Bù trừ công nợ có biên bản đối chiếu
• Ủy quyền cho người lao động sử dụng thẻ/tài khoản ngân hàng mang tên doanh nghiệp hoặc thẻ cá nhân nhưng do ngân hàng phát hành cho doanh nghiệp ủy quyền quản lý.

V. Hồ sơ cần kiểm tra để tránh bị loại chi phí, thuế GTGT

Quy định giao dịch dưới 05 triệu đồng không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không có nghĩa là tự động được khấu trừ hoặc được tính chi phí. Thuận Thiên lưu ý bạn cần kiểm tra đủ các điều kiện còn lại của hồ sơ.

• Hóa đơn, chứng từ kế toán hợp lệ.
• Khoản mua có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Đối chiếu đúng ngưỡng dưới 05 triệu đồng hay từ 05 triệu đồng trở lên.
• Kiểm tra có phát sinh nhiều lần mua trong cùng một ngày của cùng một người bán hay không.
• Nếu là trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên, rà lại hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý quan trọng

Trong thực tế, lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên là doanh nghiệp xác định giao dịch theo từng lần mua hay đã cộng dồn nhiều lần mua trong ngày. Nếu bỏ sót bước này, hồ sơ rất dễ bị đánh giá sai điều kiện khấu trừ và chi phí được trừ. Nếu bạn đang rà soát chứng từ đầu vào, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra lại theo đúng từng người bán, từng ngày và từng hình thức mua trả ngay hay trả chậm để tránh nhầm ngay từ bước hạch toán.