Nếu mua hàng nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng cộng vượt 5 triệu đồng, thì có cần chuyển khoản không?

Điểm dễ nhầm: không nhìn từng hóa đơn riêng lẻ, mà phải nhìn tổng giá trị mua trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp.

I. Bảng tra cứu nhanh

II. Cần hiểu đúng ở chỗ nào

Quy định này nhằm chống việc chia nhỏ giao dịch trong ngày để thanh toán tiền mặt nhằm né điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Trong thực tế, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ các hóa đơn cùng nhà cung cấp phát sinh trong cùng ngày, nhất là khi giá trị cộng dồn vượt ngưỡng 05 triệu đồng.

• Đối với thuế GTGT đầu vào: nếu thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt mà lại thanh toán tiền mặt, thì phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.
• Đối với chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN: nếu thuộc trường hợp nêu trên mà thanh toán tiền mặt, khoản chi này cũng không được tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp ngoại lệ đặc thù.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp mua 2 lần trong cùng một ngày từ một nhà cung cấp, mỗi hóa đơn 3 triệu đồng, tổng cộng 6 triệu đồng đã có VAT. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì nghĩ từng hóa đơn dưới ngưỡng là được thanh toán tiền mặt. Với tình huống này, hồ sơ thường chỉ an toàn khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp.

III. Những điểm dễ sai khi kê khai và lưu hồ sơ

1. Các lỗi hay gặp

• Chỉ kiểm tra từng hóa đơn riêng lẻ mà bỏ qua tổng mua trong ngày từ cùng một nhà cung cấp.
• Chia nhỏ hóa đơn hoặc giao dịch để thanh toán tiền mặt.
• Kê khai khấu trừ thuế GTGT nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Đưa khoản chi vào chi phí được trừ nhưng hồ sơ thanh toán không đáp ứng điều kiện.

2. Hồ sơ nên kiểm tra

• Hóa đơn GTGT.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, như chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, thẻ.
• Hợp đồng nếu có thỏa thuận trả chậm.
• Biên bản bàn giao, hồ sơ nhận hàng, bảng kê nếu thuộc trường hợp cần dùng.

Một sai sót phổ biến là dùng chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán rồi cho rằng đã đáp ứng điều kiện. Phần này hay bị bỏ sót khi rà soát hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế.

Lưu ý quan trọng

• Quy định áp dụng theo cùng một ngày và cùng một người bán/người nộp thuế.
• Cơ quan thuế có thể xác định lại theo bản chất giao dịch thực tế nếu có dấu hiệu cố tình chia nhỏ.
• Không có mức phạt trực tiếp chỉ vì thanh toán tiền mặt, nhưng rủi ro là bị loại khấu trừ thuế, loại chi phí, và có thể bị xử lý về khai sai, trốn thuế hoặc vi phạm hóa đơn nếu hồ sơ có sai phạm liên quan.

IV. Các trường hợp ngoại lệ và mức xử lý liên quan

Một số trường hợp ngoại lệ được nêu gồm: hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới 5 triệu đồng; mua từng lần theo hóa đơn dưới 5 triệu đồng; hàng nhập khẩu là quà biếu, quà tặng, mẫu không phải trả tiền; và một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chứng từ thanh toán và đối chiếu theo từng nhà cung cấp để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.